La gestión del documento electrónico es la historia de un gran reto

// GERARDO BUSTOS //

El libro “La gestión del documento electrónico” es la historia de un gran reto en doble sentido. Lo ha sido para mí y para los 30 autores que hemos construido esta obra de cabecera durante más de un año. Pero es sobre todo un gran reto para la sociedad, que sólo con una perfecta gestión del documento electrónico logrará la transformación digital en la que estamos embarcados. El libro quiere ser tu mejor ayuda, la herramienta imprescindible en la construcción de ese proceso.

Estamos viviendo un momento histórico y el documento electrónico está en el centro. Es el eje de una gran transformación que viene de la mano de la tecnología, pero que va mucho más allá. El documento electrónico es el centro de un cambio de paradigma. Al final del camino habremos construido unas administraciones públicas mucho menos burocrática y altamente proactivas. Sobre todo, capaces de mejorarnos la vida a los ciudadanos, que para eso están.

A pesar del protagonismo del documento electrónico en todo este proceso, no hay una normativa que lo aborde en conjunto, ni tampoco un proyecto editorial de esta envergadura que desgrane todos los aspectos relacionados con el documento. Tal es el reto en el que me embarqué hace más de un año, y que ha terminado haciendo realidad una vieja ilusión.

El libro aborda el documento desde todos los ángulos, en todos sus aspectos y desde una rica disparidad de profesiones. Una treintena de autores con la vista puesta en construir una gran guía de aplicación para todos los profesionales relacionados con la transformación digital.

A continuación puedes leer la introducción del libro, donde intento explicar a dónde nos lleva todo esto. Al final también puedes ver el listado de los 40 artículos y la relación de los 30 autores.

INTRODUCCIÓN: El día en que los documentos hablen entre ellos

1. ¿A DÓNDE VAMOS?

Trasladémonos a 2050. Tengo la edad que tiene mi padre en 2018, pero mi relación automática con la administración me permite tener una vida mucho más fácil. Las administraciones públicas no me piden papeles y justificantes, porque tienen acceso inmediato a toda mi «documentación». Horas después de la visita del evaluador de dependencia, un mensaje me comunica la ayuda de dependencia que empiezo a recibir desde ese momento. Me lo han notificado con la misma inmediatez con la que la ha llegado a mi nieto el mensaje notificando una ayuda para investigación en un prestigioso laboratorio chino de inteligencia artificial. Me cuesta entender estas cosas, pero mi nieta pequeña me lo explica con sencillez; está acostumbrada porque participa (mayormente con teletrabajo) en un equipo de información administrativa, aportando carga humana a los mecanismos de inteligencia artificial que atienden a los ciudadanos.

A modo de ejemplo de cómo es la administración (a la que quita el apellido de electrónica), ella misma me cuenta que su padre acaba de constituir una nueva empresa en 48 horas y sin salir a la calle. No hay ningún misterio en que esto sea así: la administración tiene todos nuestros datos, la inteligencia artificial hace maravillas y la voluntad política del gobernante ha aprendido a servir a un ciudadano que expresa permanentemente su grado de satisfacción.

¿Cree el lector que esto es un sueño? Quizá, pero en todo caso sería un sueño con todos los ingredientes necesarios para convertirse en realidad. Y lo estamos construyendo ahora, en buena medida con la gestión del documento electrónico como eje.

¿DÓNDE ESTAMOS?

Estamos mucho más cerca de 2050 de lo que creemos. Pensemos en cómo se realiza actualmente la declaración del impuesto sobre la renta. Es un modelo hacia dónde vamos. Hace unos años esta cita anual con el fisco suponía tareas tales como comprar el impreso en un estanco, recopilar la documentación necesaria, visitar a un gestor para entregarle la documentación, recoger la declaración hecha, ir a entregar la declaración, pagarla físicamente, etc. actualmente la administración pública gestiona la búsqueda de información y el ciudadano en la mayoría de los casos lo único que hace es mostrar su conformidad.

¿Cuánto tiempo, esfuerzo y disgustos nos hemos ahorrado con este nuevo planteamiento de un trámite administrativo? Es decir, nos encontramos con un síntoma del futuro, con un trámite que evidencia que la gran transformación digital es posible. Como suele decirse, el tiempo pasa volando y las tecnologías actuales avanzan a ritmo vertiginoso, asombrando a una humanidad que durante varios milenios se recreó en el invento de la rueda. Todo depende básicamente de que hagamos bien las cosas ahora.

Estamos viviendo un momento histórico y el documento electrónico está en el centro, como eje de una gran transformación que viene de la mano de la tecnología, pero que no es la tecnología. El gran cambio nos lo va a proporcionar la gestión del documento electrónico, capaz de convertir la densa malla burocrática en un finísimo hilo imperceptible e inocuo, pero tremendamente eficaz y proactivo en el servicio al ciudadano.

3. LA BUROCRACIA, LA PRODUCTIVIDAD Y LA FELICIDAD CIUDADANA

No hay que perder de vista que el gran objetivo de toda esta transformación no es otro que mejorar nuestras vidas. Si echamos la vista atrás, si pensamos en nuestro funcionamiento diario hoy en día, podemos darnos cuenta de las miles de horas perdidas en el ejercicio burocrático administrativo y las miles de horas perdidas por quienes tienen que cumplir esos requisitos burocráticos. Al final todo esto es un perjuicio para el ciudadano en su vida normal y un alto coste en pérdida de productividad en el proceso de creación de riqueza.

En realidad una buena parte del entramado burocrático obedece en estos momentos más a las resistencias culturales que a un proceso garantista. No hay más que organizar la administración sacando el máximo provecho a los recursos tecnológicos actuales. Empezando por la posibilidad de que las administraciones públicas interactúen entre ellas, evitándonos el absurdo engorro de pasar una buena parte de nuestras vidas trasladando documentos administrativos de unas oficinas a otras.

Hace años que Europa ya le puso nombre al conocido como principio de «una sola vez» («once-only» en inglés). De acuerdo con la Declaración Ministerial de Malmö sobre la administración en línea de 2009, los Estados miembros de la UE tienen que utilizar el «egovernment» para reducir la carga administrativa, objetivo que debe lograrse en buena parte mediante el rediseño de los procesos administrativos para hacerlos más eficientes. El logro de esta meta se puede facilitar mediante la aplicación del principio de una sola vez. Un principio que tiene por objeto eliminar la carga administrativa innecesaria que se produce cuando los usuarios deben suministrar la misma información más de una vez a las administraciones públicas.

4. LA BLOCKCHAIN Y OTROS FUTURIBLES POR VENIR

La realidad camina ya un paso más allá de todo eso. Estamos pasando del documento en plano, sin más información que la plasmada en ese papel, a la administración electrónica, donde los metadatos dotan al documento electrónico de información diferenciada contextualizando ese contenido. Pero lo que asoma ahora en el horizonte con la tecnología blockchain es el documento inteligente, con instrucciones autoejecutables y condicionadas entre sí.

Mediante tecnología blockchain empiezan a verse cada vez más contratos conocidos como «smart contracts», o contratos inteligentes, denominados así porque incluyen una serie de instrucciones condicionadas, de manera que cuando se cumple una se pone en marcha la siguiente de forma automática. Pero en realidad ese carácter autoejecutable de las instrucciones del contrato hay que verlo como una aplicación más del documento inteligente que nos trae la tecnología blockchain. Es decir, los documentos de la era blockchain son altamente disruptivos, contienen instrucciones autoejecutables que van a revolucionar nuestra vida con aplicaciones reduciendo drásticamente la burocracia y haciendo innecesaria la presencia de terceros (bancos, notarios, funcionarios, registros, etc.) en numerosos procesos de la vida diaria. Es fácil ver la proyección de estas posibilidades sobre aplicaciones concretas en el terreno de los seguros, del tipo de la gestión y conservación garantizada en el entorno de los registros: títulos de propiedad, patentes, propiedad intelectual, etc. o en otros campos, como las inspecciones administrativas. Imaginemos, por ejemplo, que un coche no se pondría en marcha si tiene pendiente la inspección técnica ITV, multas, pagos, etc.

Naturalmente, aún no se puede saber el papel real que la tecnología blockchain va a jugar en nuestras vidas a la vuelta de una o dos décadas, pero sí nos permite extraer una clara conclusión: la tecnología avanza muy rápidamente y tenemos que estar abiertos al máximo uso de esos avances. Y nos permite también extraer la lección de cómo la tecnología avanza en el terreno de la automatización, ahorrando al máximo la actividad propiamente humana. El documento inteligente se ha subido a ese carro.

Sea como sea, es necesario ser flexibles y permanecer muy abiertos a las nuevas tecnologías que están por venir.

5. LA OBRA Y SUS AUTORES

Con ese ánimo exploratorio hemos encarado esta obra que tiene el lector en sus manos. Lo primero que se advierte es el elevado número de participantes: 30 en total, autores de 40 artículos, dos anexos, un prólogo y una introducción. Entre los autores hay juristas, archiveros, gestores, informáticos. La mayor parte son sobradamente conocidos, pero también los hay altamente especializados para quienes estas páginas han permitido poner sus conocimientos y experiencias al alcance público.

Todos tienen una clara experiencia en los temas y principales cuestiones que rodean al mundo del documento electrónico desde diferentes situaciones profesionales: tribunales, administración central, administración local, administración autonómica, entorno comunitario, enseñanza, consultoría, servicios informáticos, archivos, etc. Si algunos términos pueden unir a este magnífico grupo de autores como colectivo, ésos son los de especialización, conocimientos, experiencia y diversidad.

Eso permite abordar cuestiones limítrofes entre sí desde diferentes ópticas profesionales, desde distintas formaciones, con bagajes de conocimientos multidisciplinares. El libro está diseñado como una carrera de relevos, donde cuarenta artículos se van dando paso uno a otro desde áreas comunes.

Está estructurado en seis partes. La primera, dedicada al marco normativo y administrativo. La segunda, a los aspectos fundamentales de la gestión del documento. La tercera, a los procesos que vive el documento electrónico. La cuarta, a las herramientas que nos ayudan a gestionar y usar el documento electrónico. La quinta, los colaterales del documento, para no dejar en el tintero aspectos cercanos que van a ser imprescindibles en la administración electrónica, como los correos o los soportes. La sexta, y última, la organización del documento, en España y en el mundo, una reflexión sobre los modelos. Por último, acentuado el carácter de manual útil del libro, dos anexos. Uno con más de un centenar de preguntas frecuentes con sus respuestas. El segundo anexo, un glosario de términos y conceptos relativos a documentos, expedientes y archivos.

Aunque no faltan las reflexiones y las inmersiones jurídicas y académicas, en general predomina una vocación práctica a modo de manual. Desde el principio el objetivo ha sido elaborar un libro de cabecera sobre el documento electrónico. En las próximas décadas el documento electrónico va a estar en el centro de nuestros quehaceres administrativos, y esta publicación quiere ayudarnos a gestionar el documento electrónico hoy y a conocer como viene en el futuro.

Por encima de eso, todos los autores han sabido ponerse en el plano de un usuario profesionalmente dispar y ayudarle a buscar respuesta a las numerosas cuestiones que nos hacemos en el día a día sobre el documento electrónico. Al final, la respuesta la vamos construyendo entre todos y el libro quiere ser una herramienta de cabecera para colaborar en el logro de ese objetivo común.

Se han abordado prácticamente todos los aspectos del documento electrónico, e incluso los que le rodean y los que se vislumbran en el horizonte. Es una guía que se plantea seleccionar todos los aspectos del documento dispersos en la normativa, comentarlos y desgranar su aplicación práctica con criterios orientativos. Este tratamiento da una visión de conjunto del documento en sus diferentes aspectos, abordado además desde diferentes ópticas: archivística, documental, jurídica, tecnológica, funcional, etc.

Hay que tener en cuenta, por otra parte, que entrar en el documento electrónico supone ir al mismo corazón de la administración electrónica, porque sin documento electrónico no hay administración electrónica. Implica, además, abrir en canal el salto cualitativo que supone dejar atrás la mera gestión electrónica de documentos (generalmente en papel) a la gestión de documentos electrónicos (exclusivamente electrónicos).

No hay en el mercado ninguna obra de estas características que aborde el documento electrónico como eje de la administración electrónica. Naturalmente, hay obras que abordan la administración electrónica, y consideran el documento electrónico como uno de sus aspectos. Pero en esta obra el documento electrónico es el gran protagonista, el eje que marca los pasos de la nueva administración sin papeles y la puerta abierta hacia la transformación digital.

6. AGRADECIMIENTOS

Queda, por último, agradecer a la treintena de autores que me han acompañado en esta aventura, poniendo su rigor, sus conocimientos, sus experiencias y sus sólidas recomendaciones al servicio de este ambicioso proyecto. Entre todos hemos puesto al servicio de la sociedad una obra muy diferente en amplitud y diversidad a todo lo que hemos visto hasta ahora sobre el documento electrónico.

En primer lugar, a Fernando de Pablo, por hacerme el honor de prologar el libro. Un lujo contar con el magnífico profesional, una satisfacción contar con el amigo. Y muy agradecido, por orden alfabético, a todos los autores que han hecho posible construir este gran edificio de reflexiones, teorías, prácticas y conocimiento en torno al documento electrónico. Son los mejores y para mí han sido los mejores en todos los sentidos.

Un millón de gracias, gracias, gracias: Nacho Alamillo, Aleida Alcaide, Miguel A. Amutio, Carlota Bustelo, Concepción Campos, Julio Cerdá, Borja Colón De Carvajal, José Ramón Cruz Mundet, Alfonso Díaz, Joan Carles Faus, Laura Flores, Beatriz Franco, José Luis García, Javier Hernández, César Herrero, Joaquim Llansó, Rosa Martín, Alejandro Millaruelo, Josefina Otheo, Andrés Pastor, Andoni Pérez De Lema, Luis Pomed, Eva Roca, Fátima Rodríguez Coya, Manuel Ruiz, Miguel Solano, Joan Soler, Álvaro Tapias.

Gracias también a la editorial por confiar en mí y por el derroche de paciencia demostrado por su equipo humano; sin duda una evidencia de profesionalidad que me admira como editor.

Finalmente, el agradecimiento a la gente cercana que ha seguido estando cercana a pesar de este período de ocupación entusiasta en un gran proyecto. Mariángeles, Daniel, Hugo, Bea y todos esos amigos poco atendidos, muchas gracias. Seguro que ahora lo entendéis mejor.

EL CONTENIDO

A continuación puedes ver el contenido de la obra:

SUMARIO

PARTE 1. MARCO NORMATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

I. ¿Cómo aplicar la normativa dispersa sobre gestión del documento electrónico?

II. El documento electrónico en el centro del mundo digital

III. El expediente administrativo y la idea de grupo

IV. El archivo electrónico único es una idea digital

PARTE 2. GESTIÓN DEL DOCUMENTO

V. El material hace al documento: entre la arcilla y la electrónica

VI. Política de gestión de documentos-e, los planos de la casaa

VIILos metadatos en la gestión de documentos

VIII. El documento electrónico y sus interacciones normativas (I). La protección de datos en el RGPD

IX. El documento electrónico y sus interacciones normativas (II). Acceso a la información, transparencia y garantías

X. La seguridad del documento

XI. De la gestión documental a la gobernanza de la información: el cuarto pilar del gobierno abierto

XII. El documento electrónico en la administración de justicia

XIII. Ante los nuevos modelos de reingeniería documental

PARTE 3. PROCESOS DEL DOCUMENTO

XIV. El registro único y la asistencia al ciudadano en materia de registros

XV. La normalización de la forma y tipo de documentos en la tramitación administrativa electrónica

XVI. Digitalización

XVII. Derechos documentales en la nueva ley de procedimiento administrativo común. La copia auténtica

XVIII. Captura del documento

XIX. El proceso de clasificación de documentos: formalización y mantenimiento

XX. La firma en los procesos de gestión del documento electrónico

XXI. La calificación de documentos electrónicos, ¿más allá de la valoración de documentos?

XXII. La clasificación como proceso para la gestión de documentos electrónicos

XXIII. Conservación y preservación

XXIV. Reutilización de documentos del sector público

XXV. Eliminación segura de documentos electrónicos

PARTE 4. HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO

XXVI. La interoperabilidad del documento electrónico. Retos y escenarios

XXVII. El archivo electrónico: principios funcionales y técnicos para su diseño

XXVIII. El Repositorio: donde viven los documentos electrónicos

XXIX. La digitalización del Registro como paradigma de la nueva administración pública

XXX. Punto de Acceso general y carpeta ciudadana

XXXI. Plataforma de intermediación

XXXII. Los instrumentos de firma, sello y certificación

PARTE 5. COLATERALES DEL DOCUMENTO

XXXIII. Conservación a largo plazo de bases de datos

XXXIV. Conservación a largo plazo de mensajes de correo electrónico

XXXV. Formatos especiales

XXXVI. El documento electrónico y sus soportes

PARTE 6. ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

XXXVII. Transformación digital de los modelos nacionales de gestión de documentos

XXXVIII. El entorno europeo del documento

XXXIX¿Dónde colocamos al máximo responsable del documento electrónico?

XL: La gestión documental como premisa de la administración digital. Bases legales

ANEXOS

I. Preguntas frecuentes

II. Glosario de términos y conceptos relativos a documento, expediente y archivo electrónicos

LOS AUTORES

Y éstos son los autores que han hecho posible ese magnífico contenido:

Nacho ALAMILLO DOMINGO. Abogado, DEA, CISA, CISM, COBIT, 5-f, ITIL V3-f. Director de Astrea La Infopista Jurídica S.L.

Aleida ALCAIDE GARCÍA. Jefa de Área de Estrategia y Organización de la Secretaría General de Administración Digital. MINHAFP.

Miguel A. AMUTIO GÓMEZ. Subdirector general ajunto de Coordinación de Unidades TIC. Secretaría General de Administración Digital. MINHAFP.

Carlota BUSTELO RUESTA. Consultora independiente especializada en gestión de la información, los contenidos y los documentos.

Gerardo BUSTOS PRETEL. Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

Concepción CAMPOS ACUÑA. Doctora en Derecho y secretaria de Administración Local. Co-directora de Red Localis.

Julio CERDÁ DÍAZ. Jefe de Innovación y Modernización. Jefe de Archivo y Gestión documental en el Ayuntamiento de Arganda del Rey (Madrid).

Borja COLÓN DE CARVAJAL FIBLA. Jefe del Servicio de Administración e Innovación Pública de la Diputación de Castellón.

José Ramón CRUZ MUNDET. Profesor titular de Archivística y director del Máster en Archivística de la Universidad Carlos III.

Fernando DE PABLO MARTÍN. Presidente de la Sociedad Estatal para la Gestión de la Innovación y las Tecnologías Turísticas.

Alfonso DÍAZ RODRÍGUEZ. Archivero en Gobierno de Asturias. Docente Máster Archivística Universidad Carlos III. Miembro del Consejo Editorial TABULA.

Joan Carles FAUS MASCARELL. Técnico de procesos y responsable del Archivo Municipal Administrativo del Ayuntamiento de Gandia. Profesor del Máster de Gestión de la Documentación e Información a las Empresas de la Universidad de Barcelona.

Laura FLORES IGLESIAS. Jefa de Área de Gestión Documental de la Secretaría General de Administración Digital. MINHAFP.

Beatriz FRANCO ESPIÑO. Jefa de Servicio de Valoración y Tratamiento Documental en la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Secretaria de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de la AGE.

José Luis GARCÍA MARTÍNEZ. Jefe del Archivo Central del Ministerio de Hacienda y Función Pública (Sección Función Pública).

Javier HERNÁNDEZ DÍEZ. Subdirector General de Tecnologías y Servicios de Información del Ministerio de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales.

César HERRERO POMBO. Funcionario de Administración local con habilitación de carácter nacional. Secretario del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna.

Joaquim LLANSÓ SANJUAN. Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental. Departamento de Cultura, Deporte y Juventud del Gobierno de Navarra.

Rosa MARTÍN REY. Jefa del Archivo Central del Ministerio de Hacienda y Función Pública (Sección Hacienda).

Alejandro MILLARUELO GÓMEZ. Jefe de Servicio de Almacenamiento y Oficina de Informática Presupuestaria, Intervención General de la Administración del Estado, MINHAFP.

Josefina OTHEO DE TEJADA BARASOAIN. Subdirectora adjunta en el Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Andrés PASTOR BERMÚDEZ. Asesor en la Gerencia de Informática de la Seguridad Social.

Andoni PÉREZ DE LEMA SÁENZ DE VIGUERA. Jefe de Área de Desarrollo de Servicios de Interoperabilidad y Gestión Documental, Oficina de Informática Presupuestaria, Intervención General de la Administración del Estado, MINHAFP.

Luis POMED SÁNCHEZ. Letrado jefe del Servicio de Doctrina Constitucional del Tribunal Constitucional. Profesor de Derecho Administrativo.

Eva ROCA I MARQUÉS. Directora del Archivo de la Universidad Pompeu Fabra.

Fátima RODRÍGUEZ COYA. Archivera del Gobierno del Principado de Asturias, en el Tribunal Superior de Justicia de Asturias. Presidenta de la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA).

Manuel RUIZ DEL CORRAL. Subdirector general de Tecnologías de la Información y Comunicaciones en el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Miguel SOLANO GADEA. Investigador especialista en administración electrónica.

Joan SOLER JIMÉNEZ. Director del Arxiu Històric de Terrassa. Presidente de l’Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya. @Diplomaticat.

Álvaro TAPIAS SANCHO. Jefe del Departamento de Administración Electrónica en Organismo Autónomo de Informática del Ayuntamiento de Madrid.

Aquí puedes encontrar el libro: https://tienda.wolterskluwer.es/p/la-gestion-del-documento-electronico