La gestión del documento electrónico abre la puerta a la transformación digital

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La gestión del documento electrónico abre la puerta a la transformación digital

// GERARDO BUSTOS //

Después de varios meses de confinamiento, la administración electrónica ha demostrado no sólo que es posible, sino que es la única posibilidad de mantener el funcionamiento administrativo en una situación tan especial. Es en estas circunstancia en las que el libro “La gestión del documento electrónico” ve la 2ª edición, dos años después de su nacimiento. Actualizado, con más autores, con más páginas, con más temas y muy apreciado en el sector del documento electrónico, el archivo y la administración electrónica en general. Se ha convertido en la gran evidencia de que sólo si se gestiona perfectamente el documento electrónico, se podrá llevar a cabo la transformación digital y poner en marcha la administración electrónica. El libro quiere ser tu mejor ayuda, la herramienta imprescindible que te apoya en esta gran aventura de cambiar el funcionamiento del mundo.

Estamos en medio del tifón, viviendo un cambio de paradigma con el documento electrónico en el centro. Es el eje de una gran transformación que se apoya en la tecnología, pero que va mucho más allá de los cacharros y programas. El documento electrónico es el centro de un cambio de paradigma. Al final del camino habremos construido unas administraciones públicas mucho menos burocrática y altamente proactivas. Sobre todo, capaces de mejorarnos la vida a los ciudadanos, que para eso están.

A pesar del protagonismo del documento electrónico en todo este proceso, no hay una normativa que lo aborde en conjunto, ni tampoco un proyecto editorial de esta envergadura que desgrane todos los aspectos relacionados con el documento. Ésta es la gran razón de ser de esta publicación, que aborda el documento desde todos los ángulos, en todos sus aspectos y desde una rica disparidad de profesiones.  Y con ese objetivo se ha asentado en sus dos primeros años de vida. Dos años después, puede afirmarse que la obra ha cumplido con creces sus expectativas.

Se ha convertido en un referente para el sector de los archivos, la gestión documental y la administración electrónica. Para que esto sea así con mayor contundencia, la 2ª edición se enriquece desde su atalaya multidisciplinar con nuevos contenidos relacionados con el mundo del documento electrónico, como la inteligencia artificial, la gestión del dato, la accesibilidad y los casos más avanzados de gestión documental electrónica en la AGE y en administraciones autonómicas y locales en Cataluña, País Vasco, Galicia, Andalucía, Canarias, etc. Un magnífico complemento de su contenido inicial recorriendo el marco administrativo, la gestión, el proceso, las herramientas, la organización, los futuribles, etc.

Con tan ambiciosos objetivos, la obra ha crecido hasta contar en esta 2ª edición con 40 autores de probada y dilatada trayectoria profesional (gestores, archiveros, informáticos y juristas), responsables de 50 artículos y dos anexos (glosario y preguntas frecuentes). Comparten el objetivo de ofrecer una guía que identifica todos los aspectos del documento, los comenta en profundidad y desgrana su aplicación práctica ofreciendo criterios orientativos. En definitiva, el libro de cabecera para todos aquellos profesionales que asumen algún papel protagonista en el proceso de implantación de la administración electrónica.

A continuación, puedes leer la introducción del libro, donde intento explicar a dónde nos lleva todo esto. Al final también puedes ver el listado de los 50 artículos y la relación de los 40 autores.

La gestión del documento electrónico: 1ª edición, 2ª edición y edición mexicanan

Introducción 2ª edición:

EL DÍA EN QUE LOS DOCUMENTOS HABLEN ENTRE ELLOS

1. ¿A DÓNDE VAMOS?

Viajemos por un momento al futuro que queremos construir. Estamos en 2050. Tengo 94 años y mi mujer y yo vivimos en un pequeño apartamento, con un robot asistente que nos ayuda en el aseo, lectura, comida, limpieza, cuidados, paseos, deporte, etc. Lo mejor de todo es que nuestra vida está liberada del laberinto burocrático con el que me marean en 2020 las administraciones públicas en la gestión de la dependencia de mis padres, ambos en silla de ruedas (97 y 93). Tres décadas después, la evaluación del grado de dependencia se realiza mediante teleconsulta y con ayuda de la inteligencia artificial. Su aplicación es inmediata y, mejor aún, activa; sin mediar previa solicitud por mi parte.

Esa dinámica impera en todos los terrenos de las relaciones con las administraciones públicas. El más paradigmático se produce cuando nace un niño en el hospital. En ese momento se genera el teleregistro, que se convierte en el punto de partida de una serie de actuaciones administrativas: registro, identidad civil, identidad sanitaria, cheque bebé, guardería, atención médica infantil, conexión pediátrica permanente, asistente robot, etc. Otro caso típico es el de las ayudas al estudio. No es necesario solicitar beca, porque el algoritmo conoce los ingresos del hogar, el lugar de residencia, el expediente académico del alumno y sus aspiraciones académicas. Si tiene derecho a alguna ayuda, le vendrá concedida sin necesidad de solicitarla ni de aporte documental.

No hay ningún misterio en que esto sea así: la administración tiene todos nuestros datos, la inteligencia artificial hace maravillas y la voluntad política del gobernante ha aprendido a servir a un ciudadano que expresa permanentemente su grado de satisfacción.

¿Cree el lector que esto es un sueño? Quizá, pero en todo caso sería un sueño con todos los ingredientes necesarios para convertirse en realidad. Y lo estamos construyendo ahora, en buena medida con la gestión del documento electrónico como eje y con el perfecto maridaje entre el documento y el dato, y la gestión racional de ambos.

2. ¿DÓNDE ESTAMOS?

Estamos mucho más cerca de 2050 de lo que creemos. Pensemos en cómo se realiza actualmente la declaración del impuesto sobre la renta. Es un modelo hacia dónde vamos. Hace unos años esta cita anual con el fisco suponía tareas tales como comprar el impreso en un estanco, recopilar la documentación necesaria (bancos, nóminas, otros ingresos, préstamos, resguardo del IBI, etc.), visitar a un gestor para entregarle la documentación, recoger la declaración hecha, ir a entregar la declaración, pagarla físicamente, etc. Actualmente, la administración pública gestiona la búsqueda de información, mediante un eficaz intercambio de datos con otras administraciones públicas y entidades privadas y el ciudadano en la mayoría de los casos lo único que hace es mostrar su conformidad.

¿Cuánto tiempo, esfuerzo y disgustos nos hemos ahorrado con este nuevo planteamiento de un trámite administrativo? Es decir, nos encontramos con un síntoma del futuro, con un trámite que evidencia que la gran transformación digital es posible. Como suele decirse, el tiempo pasa volando y las tecnologías actuales avanzan a ritmo vertiginoso, asombrando a una humanidad que durante varios milenios se recreó en el invento de la rueda. Todo depende básicamente de que hagamos bien las cosas ahora.

Estamos viviendo un momento histórico y el documento electrónico está en el centro, como eje de una gran transformación que viene de la mano de la tecnología, pero que no es la tecnología. El gran cambio nos lo va a proporcionar la gestión del documento electrónico, capaz de convertir la densa malla burocrática en un finísimo hilo imperceptible e inocuo, pero tremendamente eficaz y proactivo en el servicio al ciudadano.

3. LA BUROCRACIA, LA PRODUCTIVIDAD Y LA FELICIDAD CIUDADANA

No hay que perder de vista No hay que perder de vista que el gran objetivo de toda esta transformación no es otro que mejorar nuestras vidas. Si echamos la vista atrás, si pensamos en nuestro funcionamiento diario hoy en día, podemos darnos cuenta de las miles de horas perdidas en el ejercicio burocrático administrativo y las miles de horas perdidas por quienes tienen que cumplir esos requisitos burocráticos. Al final todo esto es un perjuicio para el ciudadano en su vida normal y un alto coste en pérdida de productividad en el proceso de creación de riqueza.

En realidad una buena parte del entramado burocrático obedece en estos momentos más a las resistencias culturales que a un proceso garantista. No hay más que organizar la administración sacando el máximo provecho a los recursos tecnológicos actuales. Empezando por la posibilidad de que las administraciones públicas interactúen entre ellas, evitándonos el absurdo engorro de pasar una buena parte de nuestras vidas trasladando documentos administrativos de unas oficinas a otras.

Hace años que Europa ya le puso nombre al conocido como principio de «una sola vez» («once-only» en inglés). De acuerdo con la Declaración Ministerial de Malmö sobre la administración en línea de 2009, los Estados Miembros de la UE tienen que utilizar el «egovernment» para reducir la carga administrativa, objetivo que debe lograrse en buena parte mediante el rediseño de los procesos administrativos para hacerlos más eficientes. El logro de esta meta se puede facilitar mediante la aplicación del principio de una sola vez. Un principio que tiene por objeto eliminar la carga administrativa innecesaria que se produce cuando los usuarios deben suministrar la misma información más de una vez a las administraciones públicas.

Si nos fijamos, hemos dedicado (y seguimos haciéndolo) muchísimo tiempo de nuestras vidas a buscar, recopilar y trasladar documentos producidos por unas administraciones, para entregarlo a otras. Incluso en estos momentos los primeros pasos de generalización de administración electrónico consisten con frecuencia en un absurdo mimetismo del funcionamiento analógico. Hay casos en los que el envío por sistemas electrónicos de un documento electrónico llega a una central, desde la que se distribuye a las distintas «dependencias» del organismo en las siguientes 24 o 48 horas. No han entendido que el documento electrónico no debe llegar a ninguna central, sino a la dependencia en cuestión.

Y si pasa por registro, debe ser sólo eso: pasar, dejar evidencia, y seguir su camino. A veces el absurdo llega al extremo de mimetizar incluso el tiempo de la distancia, a pesar de que electrónicamente no hay distancias.

Aligerar el sobrepeso burocrático consiste en reducir trámites, sustituir cuando sea oportuno documentos por datos, reorganizar procesos de forma racional. Y liberar al ciudadano de trabajar para las administraciones públicas mediante búsqueda y recopilación de documentos. Hay que lograr que sean las administraciones públicas las que busquen e intercambien datos y documentos; es decir, que trabajen las administraciones públicas para el ciudadano, y no al revés.

4. EL DATO HACE UN VIAJE DE IDA VUELTA

Realmente siempre hemos querido transmitir datos (información) y cuando hablamos de conservación queremos conservar lo que dicen los datos. Para lograrlo inventamos el documento, soporte duradero y vehículo de transmisión garantista. Tan bueno fue el invento, que ha generado una poderosa dependencia. Cuando la transmisión pasa de oral a escrita, no hay otra manera de hacerlo que usando el documento como verdadero vehículo de esa transmisión. Realmente el átomo de todo este proceso es el dato, no el documento.

El poder cautivador del documento ha sido tal, que para gestionar un documento (vehículo de datos) usamos unos datos (metadatos) que nos ayuden a estructurarlo. La mente humana está tan atrapada por sus cadenas culturales, que rápidamente nos hemos buscado recursos para que todo siga igual pareciendo radicalmente distinto. Es el caso del pdf, absolutamente analógico, porque no es más que un disfraz electrónico del papel. El pdf nos ha mantenido en la zona de confort del funcionamiento analógico y burocrático, cambiando motoristas y ordenanzas por interoperabilidad documental (no de datos).

Una muestra de la irracionalidad del exceso documental la tenemos en la fotocopia del DNI. Se sigue pidiendo por millones, tanto en su versión fotocopia en papel como en su versión en pdf. Sin embargo, cuando pedimos el documento (sea en papel o en pdf), lo que realmente necesitamos es el número del DNI, es decir, el dato. A medida que avance la racionalización de procedimientos, la reingeniería de procesos y la reducción burocrática, el dato impondrá su predominio.

Terminará así el viaje del dato al documento, que ha durado siglos, y volverá el dato por sus fueros. Como si recuperáramos la transmisión oral, pero sustituyendo la palabra oral por la interoperabilidad. Si queremos ver un ejemplo

en este sentido, fijémonos en el proceso de una multa de tráfico. Generalmente el agente no pide documentación. Únicamente pide el carnet de conducir, y con ese dato y el de la matrícula del vehículo, tiene acceso a toda la información del conductor. La gestión la realiza mediante intercambio y comprobación de datos.

La pregunta es, ¿necesitamos en el mundo electrónico el documento para gestionar los datos? Es evidente que no, pero nos hemos agarrado al pdf con la misma ansiedad con la que se agarra el borracho a la farola.

5. LA BLOCKCHAIN Y OTROS FUTURIBLES POR VENIR

La realidad camina ya un paso más allá de todo eso. Estamos pasando del documento en plano, sin más información que la plasmada en ese papel, a la administración electrónica, donde los metadatos dotan al documento electrónico de información diferenciada contextualizando ese contenido. Ahí estancados, vemos que lo que asoma ahora en el horizonte con la tecnología blockchain es el documento inteligente, con instrucciones autoejecutables y condicionadas entre sí.

Mediante tecnología blockchain empiezan a verse cada vez más contratos conocidos como «smart contracts», o contratos inteligentes, denominados así porque incluyen una serie de instrucciones condicionadas, de manera que cuando se cumple una se pone en marcha la siguiente de forma automática. Pero en realidad ese carácter autoejecutable de las instrucciones del contrato hay que verlo como una aplicación más del documento inteligente que nos trae la tecnología blockchain. Es decir, los documentos de la era blockchain son altamente disruptivos, contienen instrucciones autoejecutables que van a revolucionar nuestra vida con aplicaciones reduciendo drásticamente la burocracia y haciendo innecesaria la presencia de terceros (bancos, notarios, funcionarios, registros, etc.) en numerosos procesos de la vida diaria. Es fácil ver la proyección de estas posibilidades sobre aplicaciones concretas en el terreno de los seguros, del tipo de la gestión y conservación garantizada en el entorno de los registros: títulos de propiedad, patentes, propiedad intelectual, etc. o en otros campos, como las inspecciones administrativas. Imaginemos, por ejemplo, que un coche no se pondría en marcha si tiene pendiente la inspección técnica ITV, multas, pagos, etc.

Naturalmente, aún no se puede saber el papel real que la tecnología blockchain va a jugar en nuestras vidas a la vuelta de una o dos décadas, pero sí nos permite extraer una clara conclusión: la tecnología avanza muy rápidamente y tenemos que estar abiertos al máximo uso de esos avances. Y nos permite también extraer la lección de cómo la tecnología avanza en el terreno de la automatización, ahorrando al máximo la actividad propiamente humana. El documento inteligente se ha subido a ese carro.

Sea como sea, es necesario ser flexibles y permanecer muy abiertos a las nuevas tecnologías que están por venir.

6. LA OBRA Y SUS AUTORES

Con ese ánimo exploratorio Con ese ánimo exploratorio hemos encarado esta obra que tiene el lector en sus manos. Lo primero que se advierte es el elevado número de participantes: 30 en total, autores de 40 artículos, dos anexos, un prólogo y una introducción, en la primera edición. En esta segunda edición la obre comprende 40 artículos (más anexos, prólogo e introducción) realizados por 50 autores. Entre los autores hay juristas, archiveros, gestores, informáticos. La mayor parte son sobradamente conocidos, pero también los hay altamente especializados para quienes estas páginas han permitido poner sus conocimientos y experiencias al alcance público.

Todos tienen una clara experiencia en los temas y principales cuestiones que rodean al mundo del documento electrónico desde diferentes situaciones profesionales: tribunales, administración central, administración local, administración autonómica, entorno comunitario, enseñanza, consultoría, servicios informáticos, archivos, etc. Si algunos términos pueden unir a este magnífico grupo de autores como colectivo, ésos son los de especialización, conocimientos, experiencia y diversidad.

Eso permite abordar cuestiones limítrofes entre sí desde diferentes ópticas profesionales, desde distintas formaciones, con bagajes de conocimientos multidisciplinares. El libro está diseñado como una carrera de relevos, donde cuarenta artículos se van dando paso uno a otro desde áreas comunes. Está estructurado en siete partes. La primera, dedicada al marco normativo y administrativo. La segunda, a los aspectos fundamentales de la gestión del documento. La tercera, a los procesos que vive el documento electrónico. La cuarta, a las herramientas que nos ayudan a gestionar y usar el documento electrónico. La quinta, a algunas soluciones reales de archivo electrónico y gestión de documentos electrónicos. La sexta, los colaterales del documento, para no dejar en el tintero aspectos cercanos que van a ser imprescindibles en la administración electrónica, como los correos o los soportes. La séptima y última, la organización del documento, en España y en el mundo, una reflexión sobre los modelos. Por último, acentuado el carácter de manual útil del libro, dos anexos con idea de herramienta útil. Uno con más de un centenar de preguntas frecuentes con sus respuestas. El segundo anexo, un glosario de términos y conceptos relativos a documentos, expedientes y archivos.

Aunque no faltan las reflexiones y las inmersiones jurídicas y académicas, en general predomina una vocación práctica a modo de manual. Desde el principio el objetivo ha sido elaborar un libro de cabecera sobre el documento electrónico. En las próximas décadas el documento electrónico va a estar en el centro de nuestros quehaceres administrativos, y esta publicación quiere ayudarnos a gestionar el documento electrónico hoy y a conocer como viene en el futuro.

Por encima de eso, todos los autores han sabido ponerse en el plano de un usuario profesionalmente dispar y ayudarle a buscar respuesta a las numerosas cuestiones que nos hacemos en el día a día sobre el documento electrónico. Al final, la respuesta la vamos construyendo entre todos y el libro quiere ser una herramienta de cabecera para colaborar en el logro de ese objetivo común.

Se han abordado prácticamente todos los aspectos del documento electrónico, e incluso los que le rodean y los que se vislumbran en el horizonte. Es una guía que se plantea seleccionar todos los aspectos del documento dispersos en la normativa, comentarlos y desgranar su aplicación práctica con criterios orientativos. Este tratamiento da una visión de conjunto del documento en sus diferentes aspectos, abordado además desde diferentes ópticas: archivística, documental, jurídica, tecnológica, funcional, etc.

Hay que tener en cuenta, por otra parte, que entrar en el documento electrónico supone ir al mismo corazón de la administración electrónica, porque sin documento electrónico no hay administración electrónica. Implica, además, abrir en canal el salto cualitativo que supone dejar atrás la mera gestión electrónica de documentos (generalmente en papel) a la gestión de documentos electrónicos (exclusivamente electrónicos).

No hay en el mercado ninguna obra de estas características que aborde el documento electrónico como eje de la administración electrónica. Naturalmente, hay obras que abordan la administración electrónica, y consideran el documento electrónico como uno de sus aspectos. Pero en esta obra el documento electrónico es el gran protagonista, el eje que marca los pasos de la nueva administración sin papeles y la puerta abierta hacia la transformación digital.

7. NOVEDADES DE LA 2ª EDICIÓN

Toda la obra ha sido revisada por sus autores de cara a esta nueva edición. Se ha buscado en esta revisión corregir erratas rebeldes que se fueron de rositas en la edición anterior, adaptar a las escasas variaciones normativas que se han producido y reducir el texto cuando ello no ha supuesto merma en el contenido.

Pero, además de eso, hay algunas otras cuestiones dignas de destacar. La primera, la inclusión de una parte 5 nueva, denominada «Soluciones de archivo y gestión documental». Se trata en ella de recoger varias experiencias de éxito en torno a la gestión de los documentos electrónicos y su preservación permanente, contada por sus propios desarrolladores o gestores administrativos. Es el caso de Archive (herramienta de servicio compartido de la AGE), iArxiu (Cataluña), DOKUSI (País Vasco), ARPAD (Galicia), Archiv@ (Andalucía) y el modelo local de archivo en la nueve del Ayuntamiento de Tinajo (Lanzarote).

Otra novedad digna de mención es la inclusión de un artículo sobre la inteligencia artificial y la automatización de la gestión documental. Asimismo, es nuevo el artículo abordando la accesibilidad de los documentos. También se ha dedicado un espacio a los datos, concretamente a la gestión documental datificada. Y, en fin, también se ha abordado en esta segunda edición la relación de los documentos electrónicos y la defensa de los derechos humanos.

8. AGRADECIMIENTOS

Queda, por último, agradecer Queda, por último, agradecer a los cuarenta autores que me han acompañado en esta aventura, poniendo su rigor, sus conocimientos, sus experiencias y sus sólidas recomendaciones al servicio de este ambicioso proyecto. Entre todos hemos puesto al servicio de la sociedad una obra muy diferente en amplitud y diversidad a todo lo que hemos visto hasta ahora sobre el documento electrónico.

En primer lugar, a Fernando de Pablo, por hacerme el honor de prologar el libro por segunda vez, actualizando y ampliando el prólogo de la primera edición. Un lujo contar con el magnífico profesional, una satisfacción contar con el amigo. Y un valor añadido su presencia en esta segunda edición, donde ya aparece como secretario general de Administración Digital del Gobierno de España; es decir, uno de los principales actores de la transformación digital. Y muy agradecido, por orden alfabético, a todos los autores que han hecho posible construir este gran edificio de reflexiones, teorías, prácticas y conocimiento en torno al documento electrónico.  Son los mejores y para mí han sido los mejores en todos los sentidos.

Un millón de gracias a los autores de la primera edición que han actualizado sus artículos: Nacho Alamillo, Aleida Alcaide, Miguel A. Amutio, Carlota Bustelo, Concepción Campos, Julio Cerdá, Borja Colón De Carvajal, José Ramón Cruz Mundet, Alfonso Díaz, Joan Carles Faus, Laura Flores, Beatriz Franco, José Luis García, Javier Hernández, César Herrero, Joaquim Llansó, Rosa Martín, Alejandro Millaruelo, Josefina Otheo, Andrés Pastor, Andoni Pérez De Lema, Luis Pomed, Fátima Rodríguez Coya, Manuel Ruiz, Miguel Solano, Joan Soler, Álvaro Tapias. Y el mismo millón de gracias a los autores que se incorporan con sus magníficos textos en esta segunda edición: Gloria Barceló, Pedro Cabrera, Alejandro Delgado, Antonio González, Elena Muñoz, Raimon Nualart, Sabela Pillado, Gabriel Quiroga, Jordi Serra, Mª Isabel Valiente, Irune Zumalde.

Gracias, también, a la editorial Wolters Kluwer por confiar en mí por segunda vez, a la que se ha empezado a sumar una tercera: el libro tendrá en un par de meses una réplica mexicana, en la que participan algunos de los autores antes mencionados junto a otros mexicanos. Gracias especiales al personal de la editorial por el apoyo y el derroche de paciencia demostrado por su equipo humano en ambas ediciones: Lourdes, Beatriz, Santiago, Isabel, etc. Vuestra profesionalidad me admira como editor.

Finalmente, el agradecimiento a la gente cercana que ha seguido estando cercana a pesar de los períodos de ocupación entusiasta en un gran proyecto, tanto en la preparación de la primera edición como en la actualización y ampliación de la segunda. Mariángeles, Daniel, Hugo, Bea y todos esos amigos poco atendidos, muchas gracias. Seguro que ahora lo entendéis mejor.

EL CONTENIDO

A continuación, puedes ver el contenido de la obra:

SUMARIO

PARTE 1. MARCO NORMATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

  1. ¿Cómo aplicar la normativa dispersa sobre gestión del documento electrónico?
  2. El documento electrónico en el centro del mundo digital
  3. El expediente administrativo y la idea de grupo
  4. El archivo electrónico único es una idea digital

PARTE 2. GESTIÓN DEL DOCUMENTO

  1. El material hace al documento: entre la arcilla y la electrónica
  2. Política de gestión de documentos-e, los planos de la casa
  3. Los metadatos en la gestión de documentos
  4. El documento electrónico y sus interacciones normativas (I). La protección de datos en el RGPD
  5. El documento electrónico y sus interacciones normativas (II). Acceso a la información, transparencia y garantías
  6. La seguridad del documento
  7. De la gestión documental a la gobernanza de la información: el cuarto pilar del gobierno abierto
  8. El documento electrónico accesible para todos
  9. El documento electrónico en la administración de justicia
  10. Ante los nuevos modelos de reingeniería documental
  11. Inteligencia artificial y automatización en la gestión documental

PARTE 3. PROCESOS DEL DOCUMENTO

  1. El registro único y la asistencia al ciudadano en materia de registros
  2. La normalización de la forma y tipo de documentos en la tramitación administrativa electrónica
  3. Digitalización
  4. Derechos documentales en la nueva ley de procedimiento administrativo común. La copia auténtica
  5. Captura del documento
  6. El proceso de clasificación de documentos: formalización y mantenimiento
  7. La firma en los procesos de gestión del documento electrónico
  8. La calificación de documentos electrónicos, ¿más allá de la valoración de documentos?
  9. La clasificación como proceso para la gestión de documentos electrónicos
  10. La conservación en el curso del tiempo de documentos digitales: posibilidades, herramientas y retos
  11. Gestión documental datificada
  12. Reutilización de documentos del sector público
  13. Eliminación segura de documentos electrónicos

PARTE 4. HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO

  1. La interoperabilidad del documento electrónico. Retos y escenarios
  2. El archivo electrónico: principios funcionales y técnicos para su diseño
  3. El Repositorio: donde viven los documentos electrónicos
  4. La digitalización del registro como paradigma de la nueva administración pública
  5. Punto de Acceso general y carpeta ciudadana
  6. Plataforma de intermediación
  7. Los instrumentos de firma, sello y certificación

PARTE 5. SOLUCIONES DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

  1. Archive como solución de archivo electrónico para todas las AAPP
  2. iARXIU como solución de archivo electrónico en Cataluña
  3. DOKUSI: Sistema integral de gestión documental del Sector Públicode la Comunidad Autónoma de Euskadi
  4. ARPAD: El proyecto de archivo electrónico de Galicia
  5. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía: @rchivA
  6. Modelo de archivo en la nube, en Tinajo (Lanzarote)

PARTE 5. COLATERALES DEL DOCUMENTO

  1. Conservación a largo plazo de bases de datos
  2. Conservación a largo plazo de mensajes de correo electrónico
  3. Formatos especiales
  4. El documento electrónico y sus soportes

PARTE 6. ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

  1. Transformación digital de los modelos nacionales de gestión de documentos
  2. El entorno europeo del documento
  3. ¿Dónde colocamos al máximo responsable del documento electrónico?
  4. La gestión documental como premisa de la administración digital. Bases legales
  5. Documentos electrónicos sin fronteras para la defensa de los Derechos Humanos

ANEXOS

  1. Preguntas frecuentes
  2. Glosario de términos y conceptos relativos a documento, expediente y archivo electrónicos

LOS AUTORES

Y éstos son los autores que han hecho posible ese magnífico contenido:

Nacho ALAMILLO DOMINGO

Abogado, DEA, CISA, CISM, COBIT 5-f, ITIL V3-f. Director de Astrea La Infopista

Juridica S.L.

 

Aleida ALCAIDE GARCÍA

Coordinadora de Tecnologias de la Informacion en el Instituto Nacional de

Administracion Publica

 

Miguel A. AMUTIO GÓMEZ

Director de la Division de Planificacion y Coordinacion de Unidades

Ciberseguridad. Secretaria General de Administracion Digital. Ministerio de Asuntos

Economicos y Transformacion Digital

 

Gloria BARCELÓ DEL CAMPO

EJIE. Sociedad Informatica del Gobierno Vasco

 

Carlota BUSTELO RUESTA

Consultora independiente especializada en gestion de la informacion, los contenidos

y los documentos

 

Gerardo BUSTOS PRETEL

Subdirector general del Ministerio de Hacienda

 

Pedro CABRERA HERNÁNDEZ

Responsable del Sistema de Gestion Documental y Archivo Electronico del

Ayuntamiento de Tinajo (Lanzarote)

 

Concepción CAMPOS ACUÑA

Doctora en Derecho y secretaria de Administracion Local. Co-directora de Red

Localis

 

Julio CERDÁ DÍAZ

Jefe de Gestion de Informacion y Transformacion Digital en el Ayuntamiento de

Arganda del Rey (Madrid)

 

Borja COLÓN DE CARVAJAL FIBLA

Jefe del Servicio de Administracion e Innovacion Publica de la Diputacion de

Castellon

 

José Ramón CRUZ MUNDET

Profesor titular de Archivistica y director del Master en Archivistica de la Universidad

Carlos III

 

Alejandro DELGADO GÓMEZ

Responsable de Administracion Electronica del Ayuntamiento de Cartagena

 

Alfonso DÍAZ RODRÍGUEZ

Archivero en Gobierno de Asturias. Docente Master Archivistica Universidad Carlos

III. Miembro del Consejo Editorial TABULA

 

Joan Carles FAUS MASCARELL

Tecnico de procesos y responsable del Archivo Municipal Administrativo del

Ayuntamiento de Gandia. Profesor del Master de Gestion de la Documentacion e

Informacion a las Empresas de la Universidad de Barcelona

 

Laura FLORES IGLESIAS

Subdirectora general adjunta de Impulso de la Digitalizacion de la Administracion

de la Secretaria General de Administracion Digital. Ministerio de Asuntos

Economicos y Transformacion Digital

 

Beatriz FRANCO ESPIÑO

Jefa de la Unidad Tecnica de Planificacion y Programacion Archivistica.

Subdireccion General de Archivos y Gestion Documental. Comunidad de Madrid.

Secretaria del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid

 

José Luis GARCÍA MARTÍNEZ

Jefe del Area de Archivo y Documento Electronico. Ministerio de Hacienda

 

Antonio GONZÁLEZ QUINTANA

Presidente de la Seccion de Archivos y Derechos Humanos del Consejo

Internacional de Archivos. Presidente de Archiveros Espanoles en la Funcion

Publica. Miembro de Archiveros sin Fronteras

 

Javier HERNÁNDEZ DÍEZ

Subdirector General de Tecnologias y Servicios de Informacion del Ministerio de la

Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democratica

 

César HERRERO POMBO

Funcionario de Administracion local con habilitacion de caracter nacional.

Secretario del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna

 

Joaquim LLANSÓ SANJUAN

Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental. Departamento de

Cultura, Deporte y Juventud del Gobierno de Navarra

 

Rosa MARTÍN REY

Gerencia Territorial del Catastro de Lugo

 

Alejandro MILLARUELO GÓMEZ

Jefe de Servicio de Almacenamiento y Backup, Oficina de Informatica

Presupuestaria, Intervencion General de la Administracion del Estado, MINHAC

 

Elena MUÑOZ SALINERO

Subdirectora general adjunta de la Secretaria General de Administracion Digital.

Ministerio de Asuntos Economicos y Transformacion Digital

 

Raimón NUALART MERCADÉ

Cap de servei Consorci AOC. Responsable de Gestio Documental i Arxiu.

Generalitat de Cataluna

 

Josefina OTHEO DE TEJADA BARASOAIN

Subdirectora adjunta en el Departamento de Informatica Tributaria de la Agencia

Estatal de Administracion Tributaria

 

Fernando DE PABLO MARTÍN

Secretario general de Administracion Digital, del Ministerio de Asuntos Economicos

y Transformacion Digital

 

Andrés PASTOR BERMÚDEZ

Gerente adjunto en la Gerencia de Informatica de la Seguridad Social

 

Andoni PÉREZ DE LEMA SÁNZ DE VIGUERA

Jefe de Area de Desarrollo de Servicios de Interoperabilidad y Gestion Documental,

Oficina de Informatica Presupuestaria, Intervencion General de la Administracion

del Estado, MINHAC

 

Sabela PILLADO QUINTÁNS

Departamento de Administracion Electronica de la Agencia para la Modernizacion

Tecnologica de Galicia (AMTEGA)

 

Luis POMED SÁNCHEZ

Letrado jefe del Servicio de Doctrina Constitucional del Tribunal Constitucional.

Profesor de Derecho Administrativo

 

Gabriel QUIROGA BARRO

Archivo del Reino de Galicia

 

Fátima RODRÍGUEZ COYA

Archivera del Gobierno del Principado de Asturias, en el Tribunal Superior de Justicia

de Asturias. Presidenta de la Asociacion de Archiveros y Gestores de Documentos

del Principado de Asturias (AAPA)

 

Manuel RUIZ DEL CORRAL

Subdirector general de Modernizacion e Innovacion de Procesos. Area de Gobierno

de Hacienda y Personal del Ayuntamiento de Madrid

 

Jordi SERRA SERRA

Universidad de Barcelona

 

Miguel SOLANO GADEA

Investigador especialista en administracion electronica

 

Joan SOLER JIMÉNEZ

Director del Arxiu Historic de Terrassa. Presidente de l’Associacio d’Arxivers –

Gestors de Documents de Catalunya. @Diplomaticat

 

Álvaro TAPIAS SANCHO

Jefe del Servicio de Procedimientos Administrativos en Organismo Autonomo de

Informatica del Ayuntamiento de Madrid

 

Mª Isabel VALIENTE FABERO

Coordinadora del Sistema de Informacion @rchivA. Junta de Andalucia

 

Irune ZUMALDE IGARTUA

Archivo General del Gobierno Vasco

Aquí puedes encontrar el libro:

 https://bit.ly/2K8cXFq

About the Author:

Editor y periodista. Desde 2002, subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones en el Ministerio de Hacienda. Antes de eso, subdirector general en el Ministerio de Fomento. Ha trabajado y colaborado en medios de prensa como Radio Nacional de España, diario “Pueblo”, diario “Ya”, revista “QUO”, etc. Imparte clases de comunicación y nuevos medios en diversos foros, y en máster universitarios como los de UIMP/INAP para los alumnos de nuevo ingreso TIC y Administradores Civiles del Estado (TAC), en el máster de “Gestión integrada de proyectos” de la Universidad Politécnica de Madrid. Dando clase es como más se aprende. Coodinador de la obra "La gestión del documento electrónico", editado por Walter Kluwer en 2017. Autor de libros como “PG-3. Pliego de prescripciones técnicas para obras de carretera y puentes”, “Contratos de las Administraciones Públicas. Ley y Reglamento”, “Guía del viajero perfecto”. Autor de “La Administración ante los nuevos usos de libros y documentos”, participación del libro realizado por varios autores bajo el título de “La Administración electrónica y el servicio a los ciudadanos”. Apasionado de las nuevas tecnologías, el mundo 2.0, las redes sociales, la administración electrónica, el libro electrónico y la blogoesfera. Con cuenta en varias redes, blog propio (gbustos.com) y participando el blog trabanjadomasporunpocomenos.com Licenciado en Ciencias de la Información, rama de Periodismo, por la Universidad Complutense de Madrid. Máster en Gestión y Análisis de Políticas Públicas, por la Universidad Carlos III, de Madrid. Además, entre otros: Programa Global de Gestión en el Instituto de Empresa y Curso Superior en gestión de la innovación de las TIC en el INAP.

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