GUÍA PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GERARDO BUSTOS

Quizá no lo sepamos, pero somos protagonistas de una profunda revolución histórica. Y en el centro de ese cambio de paradigma, el documento simboliza el paso de un mundo de los sentidos (analógico) a otro abstracto (digital). Hay quien piensa que ese cambio cultural se logra con empachos de cacharrería informática, pero la herramienta que se necesita no está hecha ni de plástico ni de metal.

Mas bien está hecha de recursos inmateriales, como la óptima gestión de los documentos electrónicos, para engrasar los nuevos mecanismos de relación entre las administraciones públicas y los ciudadanos. Tal es el reto que asume esta “Guía para la gestión de documentos electrónicos”: pretende desmenuzar la gestión del documento electrónicos en todo su recorrido, desde el registro hasta el archivo. Con una idea fija: llevarte de la mano en el largo camino hacia la transformación digital.

Apenas somos capaces de advertir que a la vuelta de unas décadas el túnel del tiempo nos conducirá a un mundo totalmente diferente que hoy ni siquiera podemos imaginar. En ese camino la gestión del documento electrónico va a ser una constante, porque se simplificarán los procesos hasta alcanzar un mínimo racional y desaparecerán millones de documentos que hoy hacemos, exigimos y removemos de forma absolutamente innecesaria. No desaparecerá la burocracia, pero sí se reducirá notablemente y dejará de ser ese laberinto kafkiano que tanto nos entretiene y tan caro nos resulta.

A continuación, puedes leer la introducción del libro, donde intento explicar dónde estamos y adónde nos lleva todo esto. Al final también puedes ver el índice sistemático del libro, con el desglose por apartados de sus 16 capítulos.

֎ INTRODUCCIÓN: GESTIONAR ENTRE DOS MUNDOS

Hace varias décadas que nos embarcamos en un proceso de cambio revolucionario a lomos de la administración electrónica y camino de una transformación digital que nos conduce a un cambio total de paradigma. Nos llevará algunas décadas más arribar a un puerto que sabemos que será totalmente diferente, pero no estamos en condiciones de dibujar ese punto de llegada.

En esta larga etapa de transición el mundo analógico e industrial del que venimos ya no nos sirve para todo, pero tampoco el mundo digital al que nos estamos subiendo nos sirve para todo. Si hacemos caso a Bertolt Brecht estamos en plena crisis, caracterizada porque lo viejo no acaba de morir y lo nuevo no acaba de nacer.

֎ El cambio cultural cuesta

Nos guste o no, ése es el momento que nos ha tocado vivir. Estamos recorriendo el largo puente que nos lleva desde la sociedad industrial a la digital. Los cambios se nos antojan rápidos, pero realmente «este es un proceso de cambio estructural que nos va a ocupar décadas». Cambiar un modelo de sociedad es un proceso de décadas y las primeras generaciones no tienen conciencia de donde están y no pueden prever donde llegarán (ROCA I VERARD, 2023)[1]

La reacción al cambio es natural y explica que la barrera más dura de vencer es la resistencia al cambio cultural. En el terreno de la gestión documental nos está costando salir de la zona de confort. Es comprensible, porque el punto de partida es un mundo analógico, físico y de los sentidos. Un mundo material, porque el papel (y sus antecedentes del tipo pergamino, papiro, arcilla, pizarra, etc.) es sensible a todos los sentidos: lo tocamos, lo vemos, lo oímos, lo olemos e incluso tiene sabor.

La transformación digital implica una verdadera revolución que aboca en un profundo cambio de paradigma. Hoy no somos capaces de imaginarnos el alcance real de ese cambio. Sabemos que será profundo y que nos llevará a una vida muy diferente. Ya hemos recorrido un trecho mayor de lo que pensamos. Si miramos hacia atrás veremos que hemos avanzado mucho menos de lo que nos gustaría, pero mucho más de lo que creemos.

Tuvimos ocasión de comprobar el grado de madurez de la administración electrónica con ocasión del confinamiento al que nos obligó el COVID-19. El confinamiento no hubiera sido posible sin una administración electrónica asentada y capaz de gestionar el país de forma precaria, pero mínimamente suficiente. Nos falta avanzar en el máximo aprovechamiento de los recursos que la administración electrónica pone a nuestro alcance. Esa profundización es la que nos llevará realmente a la transformación digital, porque va a implicar una manera totalmente diferente de trabajar, relacionarnos, vivir, etc. Si aún no lo hemos logrado se debe en buena medida a la tendencia a mimetizar el mundo analógico con medios electrónicos.

֎ Desaprender vicios burocráticos del mundo analógico

En este terreno la gestión del documento electrónico ocupa un clarísimo primer plano. El lenguaje de las AA PP se plasma en los documentos. Pero con el devenir de la transformación digital ese protagonismo se comparte con datos, evidencias electrónicas y otras vías de comprobación. Por eso es imprescindible un conocimiento y control profundos del documento electrónico y su gestión, para diseñar el nuevo marco de relaciones entre las AA PP y los ciudadanos.

Ya no es tan importante la cantidad de documentos, teniendo en cuenta que el número de documentos empleados se verá drásticamente reducida a medida que la cambiamos nuestra vieja cultura analógica, simplificamos procedimientos y nos apoyamos en la inteligencia artificial y los datos para gestionar con proactividad en beneficio del ciudadano. Ésa es la senda hacia la que nos lleva la transformación digital.

La transformación digital se va a traducir en una eficaz reingeniería de procesos, una elevada reducción de cargas y una impresionante simplificación administrativa. Cuando logremos desaprender los vicios burocráticos del mundo analógico, desaparecerán millones de documentos que gestionamos hoy de forma reiterada e innecesaria, con un coste que si lo calculáramos nos llevaríamos las manos a la cabeza. Por eso, como decía, no es tan importante la cantidad de documentos a gestionar. Lo realmente importante es el conocimiento en gestión de documento electrónico, porque ese conocimiento se ha proyectado sobre todo el recorrido de los procedimientos administrativos y es el que hará posible, por contradictorio que pueda parecer, la simplificación administrativa que implica la reducción del trasiego documental.

֎ Hacia la proactividad administrativa

Esta guía es muy práctica y en su desarrollo se ha hecho especial hincapié en la posibilidad (exigencia, más bien) de reducir o suprimir numerosas de las gestiones que se explican y se ayuda a gestionar. El mejor conocimiento del documento electrónico, el más práctico, es aquél que pone en valor los trámites documentales realmente imprescindibles y ayuda a prescindir de aquellos otros que no logran superar el estadio de maraña burocrática que tenemos que ser capaces de desmontar.

Desde la óptica de la gestión documental, la transformación digital nos lleva a una sociedad donde las relaciones entre los ciudadanos y las administraciones públicas serán muy diferentes, más fáciles, más automáticas y en gran medida marcadas por la proactividad administrativa. La gestión administrativa se habrá desembarazado de ese laberinto burocrático que aún sigue complicándonos la vida, porque se resiste a desaparecer.

Nos puede parecer que estas afirmaciones son fantasiosas, pero la realidad es que ya tenemos casos que nos permiten asomarnos al futuro. En junio de 2020 se puso en marcha el ingreso mínimo vital (IMV). En una primera oleada se gestionó mediante un trabajoso cruce de datos de la AEAT, la Seguridad Social y las CC AA. El resultado de esta actuación proactiva de las AA PP fue la segmentación de 255.000 personas como merecedoras por sus condiciones del IMV, que se les envió de oficio. La siguiente oleada del IMV se realizó por medios tradicionales de entrega de documentos y el resultado fue el que nos podemos imaginar.

Otro caso más frecuente. Pensemos por un momento en la declaración anual del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). Poco queda de aquella declaración tributaria que arrancaba con la compra en un estanco de un impreso gigantesco en forma de acordeón. Actualmente es la AEAT la que recopila los datos y el ciudadano se limita a constatar que la información que le muestra la AEAT es correcta.

֎ Estamos gestionando un largo proceso

Sin duda hemos andado un gran trecho en este terreno, dejando atrás, muy atrás, aquella dinámica basada en la entregaba del impreso relleno acompañado de un sinfín de documentos en papel: certificado de retenciones del salario, certificado de retenciones de cada cuenta bancaria, certificado de pagos a una fundación y un largo etcétera de certificados y justificantes. Paradójicamente, continúa siendo obligatorio que las empresas privadas y entidades administrativas entreguen cada año a sus empleados el certificado de ingresos y retenciones del trabajador, aunque ya no sea necesario entregarlo. Sin duda se trata de un documento ya en desuso y que continúa haciéndose por pura fosilización cultural de un requisito que ha perdido su utilidad y, por tanto, su razón de ser.

Estamos viviendo un proceso tan largo como profundo será en sus resultados. A menudo las leyes fijan determinadas fechas de implantación de la administración electrónica o de la adecuación al ENI, que son tan gratuitas e ineficaces como si pusiéramos una fecha concreta para la bondad universal. La transformación digital es un proceso que culminará en un profundo cambio de paradigma.

El funcionamiento plenamente electrónico puede llevarnos aún un par de décadas. Estamos en un proceso y eso es un camino que nunca se recorre por igual; no hay los mismos medios, la misma velocidad, ni la misma necesidad en todos los rincones de nuestras AA PP. No va a recorrer ese proceso igual un ministerio que un pueblecito de quinientos habitantes radicado en la España profunda, por citar dos casos extremos. Realmente ni siquiera se recorre a la misma velocidad en un ministerio grande de estructura compleja. Algunos centros, unidades y entidades avanzan más que otras dentro de un mismo ministerio.

En ese proceso la gestión del documento electrónico ocupa un primer plano muy importante. No hay transformación digital, por muchos cacharros electrónicos que pongamos en nuestras oficinas y en nuestras vidas, mientras no tengamos un control total sobre la gestión del documento electrónico, que nos permita reducir burocracia al mínimo, asentar la simplificación administrativa e impulsar una administración proactiva.

Esta guía va dirigida, precisamente, a ayudar desde un plano práctico, desde la explicación más sencilla, en el avance de la gestión del documento electrónico. Un avance que nos arrastra a la transformación digital.

AGRADECIMIENTOS

Queda, por último, agradecer a quienes han querido compartir con nosotros sus valiosísimos casos prácticos reales, contestando siempre a las tres mismas preguntas: ¿cuál es la descripción del proyecto?, ¿cuál ha sido la solución técnica?, ¿cuál ha sido el resultado?

Sin duda, los veintiséis casos prácticos aportan a esta guía práctica un barniz tangible, porque nada aporta tanta veracidad como el camino ya recorrido. Por eso, gracias por su generosidad al aportar sus experiencias concretas (por orden de aparición) a Sara Hernández Ibabe, Gema T. Pérez Ramón, Álvaro Tapias Sancho, Manuel Pereira González, Joan Carles Faus Mascarell, Alfonso Díaz Rodríguez, Cristina Cabornero Herrero, Julián A. Prior Cabanillas, Luis José Megino Collado, Gema Martín González, Anselmo Fajardo Alonso, Beatriz Bernáldez Méndez, Alejandro Millaruelo Gómez, Laura Flores Iglesias, Isabel Medrano, Asociación de Archiveros de Andalucía y Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, Ismael Yuste García, Antonio Palop Marín, Comunidad de Práctica «CARPE-DIEX», Francisco Gabriel Conde Malia.

Y un agradecimiento muy especial a Miguel A. Amutio Gómez, por hacernos el honor de prologar el libro. Un lujo contar con el magnífico profesional, pionero del impulso a la interoperabilidad en España y representante español en infinidad de reuniones internacionales sobre administración electrónica y transformación digital. Pero, sobre todo, la gran satisfacción de contar con el buen amigo abriendo el camino del libro con esas primeras líneas de la guía tan sabias y expertas.

EL CONTENIDO DE LA “Guía para la gestión de documentos electrónicos”

A continuación, puedes ver el contenido de la obra a través de su ÍNDICE SISTEMÁTICO:

PRÓLOGO

PRESENTACIÓN

ÍNDICE DE CASOS PRÁCTICOS

ABREVIATURAS

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I. EL MARCO DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL (TD)

LA IDEA GENERAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
- La tecnología es necesaria, pero no suficiente
- Los planes de transformación digital son necesarios, pero no suficientes
- El efecto COVID
DESAPRENDER ANTES DE APRENDER
- Vamos a desaprender
- Nuevas formas de aprender
- Cosas para desaprender
SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
- La idea de simplificación administrativa
- La reducción de cargas administrativas
  - Reducir burocracia es ahorrar
  - Suprimir obligaciones innecesarias es ahorrar
  - Calidad normativa es ahorro
  - Lo que está en nuestra mano individual
  - Trabajar en equipo
- Administración electrónica no es sinónimo de simplificación
- Sobrepeso burocrático
  - ¿Por qué añadimos trámites innecesarios?
  - No debes pedir fotocopia del DNI
- El principio de una sola vez
  - El ciudadano no debe aportar documentos elaborados por cualquier administración
  - No se puede exigir la documentación que la ley no exige
  - Pídamelo «una sola vez»
  - No hay sanciones para el incumplimiento
- Decálogo sencillo de simplificación administrativa
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL PLAN DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
- Nueva relación ciudadano-administración
- El imprescindible protagonismo de los especialistas en gestión documental
- No sólo de documento electrónico viven las nuevas tecnologías
  - La plataforma de intermediación de datos (PID)
- Y llegaron tecnologías imprevistas
  - Documentos sustituidos por consulta de datos
  - Video actas e inteligencia artificial
  - La mejor tecnología está en el cerebro

CAPÍTULO II. ANÁLISIS DE SITUACIÓN

SIÉNTATE, PIENSA, PLANIFICA, DECIDE, ACTÚA
- ¿Adónde vamos?
- ¿Adónde queremos llegar?
- Punto por punto
ANÁLISIS A FONDO
- Un modelo de chequeo
- Al final del análisis
- Informe de previsiones
- Grado de adecuación al ENI
LOS ENEMIGOS DE LA CONSERVACIÓN
- Problemas y errores en general
  - El expediente perfecto
  - Metadatos de documentos y expedientes
- Problemas y errores relacionados con el documento electrónico
- Carencia de herramientas adecuadas
- Herramientas de gestión documental
  - Gestores documentales
  - Repositorios electrónicos
  - Principales funciones de un repositorio
  - Un repositorio no es un trastero electrónico
- El correo electrónico
  - El buzón como repositorio
  - El protocolo de los correos
  - Conservación de correos electrónicos
  - Mensajería instantánea
- Bases de datos
  - Datos como evidencias electrónicas
  - Eliminar documentos gracias a las bases de datos
  - Recomendaciones para la conservación de las bases de datos
- Los formateos del relevo
- Los expedientes zombies
  - Aplicaciones nuevas que no envían a archivo
  - Las soluciones a los expedientes zombies

CAPÍTULO III. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

¿QUÉ ES LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
- Propiedades del documento electrónico
  - ¿Por qué es necesaria una PGD-e?
  - La Política de gestión de documentos-e es imprescindible
- Obligación legal Vs necesidad real
  - La obligación legal
  - Con NTI específica
  - Una herramienta imprescindible

¿QUÉ INCLUYE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
- El esqueleto de la PGD-e
- Actores involucrados
- Normativa específica
EL MODELO TIPO
- La estructura del modelo tipo
- Lo que le falta al modelo tipo
  - Ejemplos de anexos
- Modelos de entidades locales
- Usar los modelos existentes como modelos
EL CONTENIDO DE LA PGD-E
- Contenidos de la PGD-e
ELABORACIÓN PRÁCTICA: LA HOJA DE RUTA
- ¿Por dónde empezar?
  - Arranque jerárquico
  - Arranque dentro del plan de digitalización
  - Arranque desde los sectores implicados
- Creación de un grupo de trabajo
  - Requisitos básicos del grupo de trabajo
  - El caso de entidades locales y comunidades autónomas
  - El caso de la AGE
- Desarrollo de los trabajos
  - El plan de trabajo
  - Partir del modelo tipo
  - Abordar punto por punto
  - Se elabora un primer borrador
  - El consenso como herramienta
- El resultado es un libro de cabecera
- Implantación
  - Tareas de implantación
    - Difusión y formación
    - Aplicación práctica
    - Seguimiento de aplicación

CAPÍTULO IV. CLASIFICACIÓN Y FORMACIÓN DE EXPEDIENTES

FRENTE A LA DISPERSIÓN DOCUMENTAL
- El expediente electrónico se ha roto
- Causas de la disgregación documental
  - La administración electrónica en sus inicios solamente planteaba la gestión de la solicitud por medios electrónicos
  - Cuestión cultural. La idea de que en el ordenador puedo encontrar todo
  - La necesidad de un repositorio para guardar los documentos puede ser un problema
- Preparación de una carpeta de red
- Causas de la ruptura del expediente
DOCUMENTO, EXPEDIENTE, ARCHIVO Y DATO
- Datos y documentos
  - El documento
  - El expediente
  - El dato
- El dato contra el documento
  - ¿Toda la información de un documento puede convertirse en datos?
- El archivo, custodia de documentos, fuente de datos
  - El riesgo de los documentos descontextualizados
  - Los dataset

CÓMO IDENTIFICAR SERIES DOCUMENTALES
- Por dónde empezar
- Diferencias entre un procedimiento y una serie documental
CÓMO ELABORAR UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
- Para qué sirve la clasificación
- Qué es un cuadro de clasificación
- Tipos de cuadros de clasificación
  - El cuadro de clasificación óptimo: el funcional.
- Metodología
- Niveles de clasificación
  - Cómo funciona un cuadro de clasificación
- Funciones comunes y funciones específicas: el ejemplo de la AGE
- Cuadros de clasificación de las CC AA, EE LL y universidades
- Mapa de contenidos concebido por la Ley de Transparencia
RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y SERVICIOS PRESTADOS
- El Sistema de Información Administrativa SIA
- Procedimientos, servicios y otra documentación seriada
LA IMPORTANCIA DE SIA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
- Los problemas iniciales de SIA
- Los campos de información que contiene SIA
- La nueva pestaña de gestión documental
- Estadísticas de SIA
- El inventario la documentación seriada que no constituye procedimiento administrativo
- Los retos de SIA
DIR3: EL DIRECTORIO COMÚN DE UNIDADES ORGÁNICAS Y OFICINAS
- Diferencias entre SIA y DIR3
- Datos que ofrece DIR3
- Utilidad de DIR3
- Estadísticas de DIR3

CAPÍTULO V. EL REGISTRO ES LA PUERTA DE ENTRADA

IDEAS BÁSICAS
- ¿Qué es captura?
- ¿Qué es registro?
- Diferencia entre captura y registro
  - Presentación de documento en sede electrónica
  - Presentación de documento de forma presencial
- El tiempo muerto entre registro y captura
EL CIUDADANO LLAMA A LA PUERTA
- La puerta electrónica
- La puerta presencial
  - El papel se «hace» electrónico
  - La cita previa es un derecho, no una obligación
  - Lo recomendable, el sistema mixto de citas
  - La organización del sistema mixto
  - La asistencia y la brecha digital

OFICINA DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTRO (OAMR)
- Funciones de las OAMR
- Los documentos en los registros
  - Documentos electrónicos
  - Los adjuntos al documento
  - Documentos en papel
- Los documentos de producción interna
FUNCIONAMIENTO OPERATIVO DEL REGISTRO
- Sistema de Interconexión de Registros (SIR)
- Registro Electrónico General (REG)
  - En 2023 el REG sustituyó el REC
  - Primero, asegurarse de que no hay procedimiento
  - Integración con «Mi Carpeta Ciudadana»
  - ¿Quién puede usar el REG?

DIGITALIZACIÓN
- Digitalizar no es escanear
- La digitalización forma parte del procedimiento administrativo
COPIA AUTÉNTICA
- Los requisitos de la copia auténtica
  - Cuando partimos de una copia electrónica auténtica
  - El caso de las copias de documentos en soporte no electrónico
  - Cuando se trata de documentos originales electrónicos
- La certeza de un original
- ¿Y cómo sabemos que estamos ante un original en papel?
  - ¿Quiénes son competentes para saber que estamos ante un original?
- ¿Quién puede expedir copias auténticas?
  - El personal funcionario habilitado
- El nombramiento del personal funcionario habilitado
  - Funcionarios habilitados en las OAMR
  - Funcionarios habilitados en el archivo
  - Funcionarios habilitados en las unidades de producción documental
  - Registro de funcionarios habilitados

COPIAS, FOTOCOPIAS Y COMPULSAS
- Copias
  - Copia sin apellidos
  - Copia genera copia
- La compulsa ya no existe
  - En criterio de la Abogacía del Estado
- El DNI y la atracción fatal del pdf
  - El Pdf es un papel con disfraz electrónico
  - Fotocopia del DNI
  - ¿Pueden pedir las administraciones públicas fotocopia del DNI a un ciudadano?
  - Tampoco hay que exigir el certificado de empadronamiento
- El funcionamiento normal será con copias
  - Lo habitual es presentar simples copias
  - El criterio de la Abogacía del Estado
- La responsabilidad del ciudadano
  - Dejar de pedir originales
  - El ciudadano es responsable de lo que presenta

DOCUMENTOS ACUMULADOS EN EL REGISTRO
- ¿Qué hacemos con la documentación acumulada en el registro después de realizar la copia auténtica?
- Documentos en papel que no pueden ser devueltos
- Documento en soporte electrónico que no pueden ser devueltos
- ¿Qué hacemos cuando transcurren los seis meses y el ciudadano no ha retirado la documentación en papel u otro soporte físico?
- Para todas las AA PP
- ¿Qué hacemos en el caso de la AGE?
- ¿Qué ocurre con la documentación acumulada en el registro antes del RAFME?

CAPÍTULO VI. DIGITALIZACIÓN

¿QUÉ ES DIGITALIZAR?
- Digitalizar no es escanear
- ¿Qué es escanear?
- ¿Qué es digitalizar?
- La digitalización y el procedimiento administrativo
- ¿Qué obtenemos con la digitalización de un documento?
¿CUÁNDO HAY QUE DIGITALIZAR?
- Digitalizar con un plan racional
¿CÓMO DIGITALIZAR? LAS TAREAS DE LA DIGITALIZACIÓN
- Inicio y preparación
  - Manipulación previa
  - Identificación previa
  - Momentos y circunstancias de la digitalización
  - Digitalización a posteriori de fondos especiales y proyectos
- Digitalización propiamente dicha
  - Requisitos técnicos de la digitalización
  - Profundizando los requisitos técnicos
  - ¿Y qué tenemos que hacer para cumplir esos requisitos técnicos? (el proceso informático de digitalización)
- Fase de la gestión documental
¿CÓMO GESTIONAR UNA DIGITALIZACIÓN CON CALIDAD?
- Plan de gestión de calidad
- Algunos detalles del control de calidad
- ¿Cómo garantizar la conservación disponibilidad de los documentos digitalizados?
- Digitalizaciones especiales de documentos ajenos al texto
ANEXOS PRÁCTICOS
- Requisitos técnicos para una adecuada calidad de las imágenes
- Requisitos técnicos de los documentos digitalizados para la tramitación administrativa

CAPÍTULO VII. DESCRIPCIÓN Y METADATOS

LOS METADATOS: ORIGEN Y TIPOLOGÍAS
- ¿Qué son los metadatos?
UTILIDAD DE LOS METADATOS
- Motivos por los que son imprescindibles los metadatos
- Distinción de los metadatos por su utilidad y características
LOS ESQUEMAS DE METADATOS
- Estandarización de metadatos
- Esquemas de metadatos para la gestión documental
- El lenguaje de los metadatos, claves para el intercambio de información
- Codificación de metadatos
- Estructuras de intercambio
LOS ESQUEMAS DE METADATOS ESPAÑOLES
- El Esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (eEMGDE)
- El esquema de metadatos comunes (eEMC)
LOS METADATOS OBLIGATORIOS QUE ESTABLECE EL ENI
- Cuáles son los metadatos obligatorios del documento electrónico
- Cuáles son los metadatos del expediente electrónico
- ¿Son suficientes estos metadatos para recuperar un documento?
METADATOS QUE DEBERÍAN SER OBLIGATORIOS
- Metadatos necesarios para documentos y expedientes
- Importancia del metadato nombre natural
- Otro metadato imprescindible: eEMGDE4.2-Fecha fin del expediente
- ¿A qué metadatos tenemos que prestar más atención en las aplicaciones?
- Los metadatos heredables de la serie documental a los expedientes
OTROS METADATOS RECOMENDADOS
- Metadatos de registro
- Metadatos de trazabilidad
- Metadatos de negocio
- Metadatos de los sistemas de información y bases de datos

CAPÍTULO VIII. EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

EL MARCO NORMATIVO SOBRE PROTECCIÓN Y ACCESO A DOCUMENTOS Y DATOS
- Diferentes normativas
- Qué normas se aplican antes en caso de contradicción
- Anonimización de datos
EL DERECHO DE ACCESO Y LOS METADATOS
- Los metadatos de acceso se aplican a la serie documental y son heredables
- Los metadatos sobre acceso se describen en las aplicaciones SIA y Archive
LOS METADATOS DE SEGURIDAD
- 4.– Sensibilidad datos de carácter personal
- 6.– Nivel de confidencialidad de la información
- Otros metadatos de seguridad
LOS METADATOS DE ACCESO
- 1.– Tipo de acceso
- 2.– Código de la causa de limitación
- 3.– Causa legal/normativa de limitación
- 4.– Condiciones de reutilización
- Propuesta de un metadato para el cómputo de plazos de acceso
LOS METADATOS DE TRAZABILIDAD: IMPRESCINDIBLES PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD
EL DERECHO DE ACCESO Y EL ENS
- Objetivos del ENS
- El marco operacional del ENS sobre el acceso

CAPÍTULO IX. LA CALIFICACIÓN DOCUMENTAL

INICIOS Y EVOLUCIÓN DE LA CALIFICACIÓN EN ESPAÑA
- Los estudios de series documentales electrónicas
- Ventajas de la información estructurada en tablas sobre el modelo de memoria
DOCUMENTOS ESENCIALES
- Identificación de los documentos esenciales
- Tipos de series esenciales
- Inventario de series esenciales
- Objetivos del inventario de series esenciales
- Metadatos de los documentos esenciales
VALORACIÓN DE DOCUMENTOS Y DETERMINACIÓN DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN (VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS)
- Valoración de documentos: definición
- ¿Para qué sirve la valoración?
- El estudio de series documentales
- Metodología de trabajo
- Resultados de la fase de valoración
ESTUDIOS DE VALORACIÓN
- Análisis de los valores de los documentos
- Criterios a tener en cuenta antes de la valoración
DICTAMEN DE LA AUTORIDAD CALIFICADORA
- Criterios
- El dictamen
- Tipos de dictamen
- Los dictámenes y los métodos de selección de la documentación
ELABORACIÓN DE UN CALENDARIO DE CONSERVACIÓN
- El calendario de conservación y SIA
- Metodología para la elaboración de un calendario de conservación
- Presentación de resultados: los informes
  - Campos de información obligatorios estructurados en columnas
  - Campos de información secundarios

VALORACIÓN DE LOS METADATOS

CAPÍTULO X. DOCUMENTOS SECRETOS, RESERVADOS Y ESPECIALES

NORMATIVA
- Las leyes que pasan de refilón
- El marco internacional
DOCUMENTOS DESAPARECIDOS
¿QUIÉN Y QUÉ SE CLASIFICA?
- ¿Quién clasifica y quién desclasifica?
- ¿Cómo se desclasifica y en qué circunstancias?
- ¿Cuánto tiempo dura la clasificación?
- Qué tipos de clasificación
EL CASO DE LOS ARCHIVOS PRESIDENCIALES
- Formatear el ordenador
- La destrucción de los archivos del franquismo
LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SECRETOS
- Calificación de los documentos electrónicos

CAPÍTULO XI. LA TRANSFERENCIA E INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

TRANSFERENCIA CON CAMBIO DE CUSTODIA
- Hoja de ruta de una transferencia en general (analógica)
- Hoja de ruta de una transferencia de expedientes electrónicos
- ¿En qué consiste la transferencia de documentos electrónicos?
  - Las recomendaciones europeas
  - El proceso de transferencia de expedientes electrónicos

ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA EN EL MARCO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
- Lo que dicen las normas
- La puesta a disposición en la normativa
- La solución técnica para la puesta a disposición
  - La puesta a disposición es un derecho
  - Condiciones generales de la puesta a disposición
  - Sobre la implementación del expediente electrónico
  - El índice del expediente electrónico
  - INSIDE como herramienta de intercambio
  - La Dirección Electrónica Habilitada (DEHú)
- La referencia documental en la normativa
- La solución técnica para las referencias documentales
  - Un funcionamiento sencillo
  - Los permisos de acceso a los documentos referenciados
  - Las referencias documentales no se archivan
- La solución ALMACEN para los envíos documentales

CAPÍTULO XII. EXPURGO, DESTRUCCIÓN Y ELIMINACIÓN

NORMATIVA
- Aspectos generales
- La preceptiva autorización de la comisión calificadora
- La eliminación de documentos electrónicos por sustitución de soporte
EL PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
- Conceptos básicos
- El procedimiento
- El expediente de eliminación
BORRADO DE INFORMACIÓN ESTIPULADO EN EL ENS
- Nivel BAJO
- Nivel MEDIO y ALTO
METADATOS DE ELIMINACIÓN
TÉCNICAS DE ELIMINACIÓN
- Concepto de eliminación segura
- Técnicas y métodos de borrado y destrucción seguros
- Destrucción segura del soporte+
- Técnicas de borrado o destrucción de soporte recomendadas según el tipo de información y el soporte empleado

CAPÍTULO XIII. CONSERVACIÓN

NORMATIVA
SOPORTES DE CONSERVACIÓN
- Soportes magnéticos
- Soportes ópticos
- Memorias de estado sólido
LOS SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
- Cabinas de almacenamiento
- Conexiones
- Los centros de proceso de datos (CPD)
- Almacenamiento en la nube
LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES: PROBLEMÁTICAS
- La vida útil
- La obsolescencia
- La seguridad
MEDIDAS DE CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS SOPORTES
- Medidas para evitar la degradación por uso habitual y fallos en la tecnología
- Medidas para evitar la obsolescencia tecnológica
- Redundancia de los documentos mediante replicación
- Otras medidas básicas
CONSERVACIÓN DE FORMATOS
CONSERVACIÓN DE FIRMAS Y SELLOS ELECTRÓNICOS
- La firma longeva
- La firma y el archivado de documentos
CONSERVACIÓN DE BASES DE DATOS
- Recomendaciones para la conservación de bases de datos
- Proceso de conservación a largo plazo
- Herramientas disponibles para conservación y tratamiento de bases de datos
PENSANDO EN 500 AÑOS

CAPÍTULO XIV. ACCESO, TRANSPARENCIA Y REUTILIZACIÓN

EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
- Concepto de información pública
- Sujetos obligados en la Ley de Transparencia
ACCESO Y TRANSPARENCIA
- Novedades de la Ley de transparencia
- Concepto de publicidad activa
EL PROCEDIMIENTO DE ACCESO POR LA LEY DE TRANSPARENCIA.
- Inicio
- El órgano que custodia la información
- Las unidades de información
- La resolución
EL PROCEDIMIENTO DE ACCESO POR LA NORMATIVA DE PATRIMONIO HISTÓRICO
- Los documentos ingresados en el archivo electrónico único
- El procedimiento en la AGE
CÓMO GESTIONAR LAS SOLICITUDES DE ACCESO
- Documentación de acceso libre
- Documentos relativos a materias de acceso limitado
- Documentos con datos personales
- La ponderación del acceso
- Los límites de acceso en el archivo electrónico único
REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
- La Reutilización de la Información del Sector Público
- Herramientas básicas para tratamiento de datos
- Los infomediarios
- Inteligencia artificial y reutilización

CAPÍTULO XV. HERRAMIENTAS A TU DISPOSICIÓN

PLANIFICACIÓN
- Enfoque de las herramientas hacia los ciudadanos
- Enfoque de las herramientas hacia la administración
NORMATIVA SOBRE TRAMITACIÓN
TIPOS DE HERRAMIENTAS PARA LA TRAMITACIÓN
- Situación actual
- El Centro de transferencia de tecnología (CTT)
- Tipos de herramientas
REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
- Hoja de ruta para la automatización de procedimientos
- Funcionalidades de un gestor documental
- Los tramitadores
INTEGRACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE TRAMITACIÓN CON EL ARCHIVO ELECTRÓNICOt
- Escenario 1: Sin aplicación tramitadora
- Escenario 2: Aplicación tramitadora no adaptada al ENI
- Escenario 3: Aplicación tramitadora adaptada al ENI
LA ÚLTIMA OPCIÓN: CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES EN CARPETAS DE RED
- ¿Qué son las carpetas de red?
- Tratamiento de carpetas de red

CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO

INGRESO DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO ELECTRÓNICO: ASPECTOS GENERALES
- ¿Por qué hay que archivar?
- Lo que tenemos que archivar
- Cuando deberíamos enviar al archivo
- El avance del archivo electrónico único (AEU)
LA IDEA DEL ARCHIVO DIGITAL Y LA SUPERACIÓN DEL ESPACIO FÍSICO
- La situación de los archivos analógicos
- El archivado del expediente híbrido
- Solucionar los principales problemas del expediente digital
- Las plataformas de referenciación y el expediente electrónico
- El archivo electrónico debe estar en una nube de la administración pública
- Cambio cultural
LAS DIFERENCIAS ENTRE UN SGDE Y UN SGDEA
- Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)
- Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
EL ENI: EL MODELO DE CONSERVACIÓN ELEGIDO
- Los documentos y expedientes ENI: características
- Dificultades para asimilar el ENI como modelo de conservación
- Ventajas del modelo de archivado ENI
- La aplicación InSide y la perfección del modelo ENI
EL MODELO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
- El proyecto de archivo electrónico único
- ¿Cuántos centros de archivo se deben crear?
- El archivo electrónico único como conjunto de sistemas
- Un sistema de búsqueda unificado
- La solución evitable: el «linkódromo»
- Cómo se ha planteado el problema en los archivos analógicos
EL MODELO OAIS. NORMA ISO 14721 OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM
- La fase de prearchivo
- La fase de archivo
ARCHIVE, UN MODELO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
- La aplicación
- ¿Cuáles son las ventajas de Archive?
- Evolución de la aplicación
- Funciones de la aplicación
- Ingreso de expedientes en Archive
- La utilidad del usuario tramitador
- El cotejo de la documentación por parte del archivo electrónico único
- Dos modelos de utilización de Archive: en la nube y versión distribuible
OTROS MODELOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
- Cataluña
- Otros casos
EL PORTAL DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO (PAU)

GLOSARIO

BIBLIOGRAFÍA

Aquí puedes encontrar el libro: https://tienda.laley.es/p/guia-para-la-gestion-de-documentos-electronicos

ÍNDICE DE CASOS PRÁCTICOS

Capítulo I

→ AAA. Automatización de los contratos menores en el Ayuntamiento de Sevilla (Sara Hernández Ibabe).

→ Gestión de documentos y expedientes electrónicos en el nuevo sistema de gestión de ingresos del ayuntamiento de Madrid (Gema T. Pérez Ramón y Álvaro Tapias Sancho).

→ Implantación de una plataforma de tramitación electrónica de expedientes (Manuel Pereira González).

→ Reingeniería de procesos (Joan Carles Faus Mascarell).

Capítulo II

→ Optimizando la Gestión de documentos en la Administración del Principado de Asturias (Alfonso Díaz Rodríguez).

Capítulo III

→ Política de gestión de documentos electrónicos del Ayuntamiento de Alcobendas (Cristina Cabornero Herrero).

→ Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Hacienda y Función Pública (Gerardo Bustos Pretel).

Capítulo IV

→ Elaboración del mapa de contenidos de la Administración General del Estado (Julián A. Prior Cabanillas).

Capítulo VI

→ Programa de Documentos Esenciales (Joan Carles Faus Mascarell).

Capítulo VII

→ El metadato eEMGDE3.1.– Nombre natural en Archive (José Luis García Martínez).

Capítulo VIII

→ Calificación de la información y marcado de soportes (Luis José Megino Collado).

Capítulo IX

→ Comunidad de Práctica VALORA (Gema Martín González).

→ El calendario de conservación – integración con SIA (Anselmo Fajardo Alonso).

Capítulo XI

→ Desarrollo de IVO (Inventario de Vehículos Oficiales del Sector Público Estatal), aplicación adaptada a ENI e integrada con ARCHIVE (Beatriz Bernáldez Méndez).

→ La aplicación importador para el ingreso de expedientes en Archive (José Luis García Martínez).

Capítulo XII

→ Procedimiento de destrucción segura de soportes de almacenamiento (Alejandro Millaruelo Gómez).

→ Digitalización de la documentación remitida a la DG de Costes de Personal y Pensiones Públicas para su incorporación a los procedimientos de reconocimiento de pensiones de su competencia y eliminación del papel (José Luis García Martínez).

Capítulo XIII

→ Conservación de bases de datos (Luis José Megino Collado).

Capítulo XIV

→ Sistema de Inteligencia Turística (SIT) de SEGITTUR (Laura Florez Iglesias).

→ Documentos administrativos diseñados para la transparencia y protección de datos personales (Asociación de Archiveros de Andalucía y Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía).

Capítulo XV

→ Datifica SGD. Gestor documental de desarrollo propio (Ismael Yuste García y Antonio Miguel Palop Marín).

→ Directorio de Actividad Financiera y Económica (DAFNE) y Normalización de la Información de las Facturas (NINFAS) en el Ayuntamiento de Sevilla (Sara Hernández Ibabe).

→ CARPE-DIEX: Guía para la gestión de expedientes en carpetas digitales (Comunidad de Prácticas CARPE-DIEX).

Capítulo XVI

→ Archivo Electrónico Único de la Diputación Provincial de Cádiz (Frnacisco Gabriel Conde Malia).

→ Adaptación de una aplicación de gestión existente a la normativa ENI e integración con ARCHIVE (Beatriz Bernáldez Méndez).

→ ARCHIVE (José Luis García Martínez).

[1] ROCA I VERARD (2023). Interesante artículo titulado «Todo va muy deprisa, pero no será rápido», publicado en La Vanguardia el 15 de septiembre de 2023.

Aquí puedes encontrar el libro: https://tienda.laley.es/p/guia-para-la-gestion-de-documentos-electronicos