ESQUEMA DE METADATOS PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL, VERSIÓN 3.0

GERARDO BUSTOS

Los últimos días de diciembre de 2023 se cerraron con la publicación de la versión v3.0 del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE). El esquema es una herramienta imprescindible para la gestión electrónica, y por ello hay que poner en valor el marco de amplio consenso en el que nació, ha evolucionado y se acaba de actualizar por tercera vez. La versión aprobada nace de 222 comentarios y propuestas provenientes de diferentes administraciones y entidades oficiales. Esa es la gran virtud de una herramienta que, siendo sólo recomendación, generalmente es asumida como una norma de amplio respecto y estricto cumplimiento. Veamos las principales novedades de esta versión.

Los metadatos constituyen uno de los tres componentes del documento electrónico administrativo, junto con la firma electrónica y el contenido. En esencia son datos sobre otros datos, una descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. Compartir un esquema de metadatos a nivel nacional significa hablar un mismo lenguaje en la gestión documental y, en definitiva, hacer compatible el trámite de esa abstracción que llamamos documento electrónico.

¿PARA QUÉ SIRVE EL ESQUEMA DE METADATOS?

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) señala que un esquema de metadatos es un instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

En España lo hemos denominado Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), y establece en síntesis lo siguiente:

• El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
• Descripción de cada uno de los elementos y subelementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc.
• Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes.
• Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.

Version 3.0 eEGMDE

Y LLEGÓ LA 3ª VERSIÓN

Con este objetivo y características, vio la luz por primera vez en nuestro país el e-EGMDE en 2012. Posteriormente los debates en torno a la Política de gestión de documentos electrónicos del entonces Ministerio de Hacienda y Administraciones dieron lugar a una serie de propuestas que se debatieron a nivel nacional abocando en la versión 2.0, que se publicó en julio de 2016. Ocho años y medio después, en las últimas bocanadas de diciembre de 2024 se ha publicado la versión 3.0

El presente esquema de metadatos se basa en el propuesto y utilizado por el Archivo Nacional de Australia Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.2.

¿QUÉ NOVEDADES TRAE?

La versión 3 del e-EMGDE incluye mejoras de la compatibilidad entre el entorno multi-entidad y el entorno mono-entidad, alineamiento con el marco normativo, en particular con el de protección de datos y con el Esquema Nacional de Seguridad, revisión de la obligatoriedad y repetitividad de los metadatos, así como nuevos metadatos.

Las novedades que incorpora esta versión

De una forma sintética, las principales novedades de esta versión son las siguientes:

• Se mejora la compatibilidad entre los dos modelos que permite este esquema de metadatos: el modelo multi-entidad y el modelo mono-entidad.
• Se actualiza para adecuarse al marco legal en materia de protección de datos y al Esquema Nacional de Seguridad.
• Se han revisado las condiciones de obligatoriedad y repetitividad de los diferentes metadatos, elementos y sub-elementos, atendiendo a los comentarios recibidos.
• Se incluyen nuevos metadatos, elementos y sub-elementos, que enriquecen el esquema.
• Se mejora la información recogida en algunos metadatos, normalizándola o ampliando su escala de valores.
• Finalmente, se ha actualizado el cotejo con los esquemas de metadatos PREMIS y con el australiano AGRkMS.

EL DETALLE DE LAS NOVEDADES

Veamos esas novedades tal como las describe la propia edición del eEGMDE v3.0, con cierto detalle y explicación.

1. Mejora de la compatibilidad entre el entorno multi-entidad y el entorno mono-entidad

La tercera versión mejora las discordancias entre los dos modelos que permite este esquema de metadatos: el modelo multi-entidad y el modelo mono-entidad. Una de las discrepancias que existían era la confusión entre documento y la entidad documento, que se ha resuelto citando siempre al documento como documento simple, de forma que se evita la posible confusión con la entidad documento.

2. Actualización a la nueva normativa de datos personales

Al adecuarse a los cambios normativos, el esquema de metadatos ha tenido presente uno de los marcos normativos que más ha evolucionado en los últimos años, como es el referente a los datos personales. En este sentido, ha tenido presente el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Esta adecuación ha tenido su principal incidencia en el elemento eEMGDE8.4-Sensibilidad de datos personales, en el que se ha sustituido la escala de valores relativa a la antigua normativa (básico, medio y alto) por una nueva con los siguientes valores: NS (no sensible), DP (datos personales), CE (categorías especiales de datos) y NP (datos de naturaleza penal), según se recoge en el también actualizado apéndice 11, que incluye esta nueva escala de valores y su explicación.

3. Adecuación al nuevo esquema Nacional de Seguridad

También se ha adecuado el texto al nuevo Esquema Nacional de Seguridad (ENS), aprobado por Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad. Éste ha sustituido al anterior Real Decreto 3/2010, de 8 de enero.

4. Revisión de la obligatoriedad y repetitividad de los metadatos, elementos y sub-elementos.

En esta edición se han revisado las condiciones de obligatoriedad y repetitividad de los diferentes metadatos, elementos y sub-elementos, atendiendo a los comentarios recibidos.

En la tabla 6, a las condiciones de obligatoriedad establecidas por el ENI (E) o la transferencia al archivo (T), se añade ahora la de metadatos relativos a la serie documental (S), que describen la seguridad, acceso, valoración, dictamen y transferencia, que se aplican a los expedientes de la misma serie documental. Esta caracterización era necesaria, puesto que los dictámenes y el tratamiento de documentación de los archivos generalmente se establece a nivel de serie documental.

La mayor parte de los metadatos relativos a la serie documental son heredados por los expedientes en el momento del ingreso definitivo en el archivo electrónico, marcando con ello la diferencia entre lo que es un SIP y lo que es un AIP, según establece el modelo OAIS.

5. Normalización de metadatos

Esta versión 3.0 ha puesto especial cuidado en mejorar la información recogida en algunos metadatos, normalizándola o ampliando su escala de valores.

Un ejemplo que merece la pena destacar en este sentido es la recomendación para el sub-elemento eEMGDE13.2.2-Acción dictaminada, en el que se recomienda incluir el número de dictamen y, a continuación, la forma de selección de muestras o testigos a conservar. Intenta de esta manera que no se repita la información recogida en otros metadatos, como por ejemplo el tipo de dictamen o el plazo de aplicación. Este elemento por tanto se normaliza como vemos en el siguiente ejemplo: 23/2022. Conservación de un expediente por año.

Por otro lado, se ha ampliado la escala de valores del metadato eEMGDE18-Tipo documental, que solamente tenía 21 tipologías, ampliando las relacionadas con el ámbito parlamentario, cuyos valores nuevos se recogen en el apéndice número 21.

6. Actualización de la comparativa con los esquemas australiano y americano.

Finalmente, se ha actualizado el cotejo con los esquemas de metadatos PREMIS, cuya última versión es de finales del 2016, por lo que no se pudo recoger en la edición del eEMGDE V.2, y con el australiano AGRkMS.

7. Nuevos metadatos, elementos y sub-elementos

Por otro lado, también se incluyen en esta tercera versión nuevos metadatos, elementos y sub-elementos, que enriquecen el esquema.

¿CUÁLES SON LOS NUEVOS METADATOS?

Veamos más en detalle cuáles son los nuevos metadatos, elementos y sub-elementos.

• eEMGDE9.5-Plazo de acceso.

Este elemento se define a nivel de serie documental, y es heredado por los expedientes en el momento del ingreso en el archivo electrónico.

Se añade al esquema para poder automatizar el acceso a los expedientes en los entornos mono-entidad, combinándolo con el elemento eEMGDE4.2-Fecha fin de los expedientes. De esta forma, se pueden indicar como valor de este elemento el número de años de restricción fijados por las normas y disposiciones, así como los establecidos por las comisiones calificadoras.

• eMGDE13.2.4 – Enlace al dictamen.

Se añade al esquema de metadatos para asociar las series documentales a los dictámenes de la correspondiente comisión calificadora. Su utilidad es evidente cuando muchos dictámenes son complicados de aplicar y no pueden resumirse en el sub-elemento de metadato eEMGDE13.2.2-Acción dictaminada. Con ello, a través del enlace, se permite el acceso al dictamen completo.

• eEMGDE16.3 – Canonicalización.

Este elemento recoge el algoritmo reproducible que transforma cualquier representación correctamente formada de un documento en una representación normalizada y única. Con ello, se verifica si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada. Garantiza la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo.

• eEMGDE17.6 – Fecha de firma.

Señala la fecha de la firma electrónica empleada para la autenticación del documento simple, expediente o agregación.

• eEMGDE30-Testigo.

Este metadato condicional permite identificar aquellos expedientes que son testigo de un proceso reglado de eliminación documental.

• eEMGDE31-Versión eEMGDE.

Puede utilizarse para indicar la versión del eEMGDE utilizada para describir los metadatos asociados a las diferentes entidades.

Cuando la organización utilice un esquema de metadatos personalizado, se indicará la versión de eEMGDE que sirve de base al esquema y con la que se garantiza la compatibilidad.

UNA PROPUESTA DE CONSENSO

El esquema de metadatos es una herramienta de consenso. No deja de ser una recomendación que se publica como “documentación complementaria a la NTI de política de gestión de documentos electrónicos”. Pero esta sencilla recomendación tiene la virtud de ser aceptada como herramienta universal, ampliamente respetada y aplicada por lo general de forma estricta.

En buena parte esta peculiaridad deriva de la riqueza y amplia extensión de las propuestas que alimentaron su nacimiento y posteriores actualizaciones. Esta versión 3.0 del EMGDE se recogen 222 aportaciones y comentarios enviados por distintos órganos e instituciones de la AGE, gobiernos autonómicos, entidades locales y universidades.

El propio preámbulo de esta versión destaca entre esas aportaciones, en el marco de la AGE, las de la  Secretaría General de Administración Digital (anteriormente Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones), del Ministerio de Hacienda (SGTIC, Subdirección General de Documentación y Publicaciones, Intervención General de la Administración del Estado y Agencia Estatal de Administración Tributaria), del Ministerio de Cultura (Subdirección General de los Archivos Estatales), del Ministerio del Interior (Dirección General de Tráfico) y del Ministerio de Presidencia y Justicia (Subdirección General de Nuevas Tecnologías).

De las administraciones autonómicas recoge aportaciones del Gobierno de Navarra, la Junta de Castilla y León, la Junta de Andalucía, la Generalitat de Catalunya y la Junta General del Principado de Asturias, además de contar con la participación del Archivo General de Castilla y León.

En el marco de las administraciones locales destaca la participación del Archivo Municipal de Cartagena. Y en el entorno universitario, la Universidad Pública de Navarra.

En total, 222 comentarios con presiones, propuestas y sugerencias. La mayor parte se han resuelto, aunque el propio texto explicativo inicial ya anticipa que algunas aportaciones han quedado pendientes para futuras actualizaciones dentro de la misma tercera versión que se acaba de publicar. En especial, quedan pendientes aspectos relativos al metadato de seguridad y sus elementos

¿QUIÉN HA HECHO TODO ESTO?

En la elaboración del Esquema de Metadatos de Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), han trabajado muchas personas de todas las Administraciones Públicas, durante mucho tiempo y, por momentos, muy intensamente.

Pero los proyectos de este tipo no nacen y se mantienen por sí solos. Es fundamental el liderazgo. En este sentido cabe destacar que desde el primer momento el hilo conductor que se han mantenido en todas las versiones lo representa Miguel A. Amutio Gómez, actual director de Planificación y Coordinación de Ciberseguridad en el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública.

La versión 2.0 del e-EMGDE se publicó en julio de 2016. Esa versión 2.0 incluía en su “Anexo III. Equipo responsable del proyecto”, una relación de las personas, con la indicación de las entidades a las que estaban adscritas.

En los ocho años transcurridos desde la versión publicada a mediados de 2016, las estructuras administrativas han cambiado y las personas involucradas en estos temas no siempre son las mismas en los mismos sitios.  No ha habido un grupo estable propiamente dicho, pero los trabajos para la preparación de la versión 3.0 han continuado, anotándose y estudiándose todas las contribuciones que se han venido recibiendo desde entonces para mejorar el e-EMGDE.

Esta tarea ha sido realizada esencialmente en colaboración por parte de los equipos de la Secretaría General de Administración Digital y del Ministerio de Hacienda, con el apoyo de sus soportes y del Grupo de Trabajo de Gestión Documental del Ministerio de Hacienda.

En relación con los trabajos de coordinación, redacción, y revisión técnica para la preparación de esta versión 3.0, la propia edición recoge lo siguiente:

A lo que se suma el apoyo continuado del Grupo de Trabajo de Gestión Documental del Ministerio de Hacienda. Este último se ha mantenido en funcionamiento ininterrumpidamente desde 2012 y ha alcanzado un alto grade especialización, plasmada en una política de gestión documental referente con doce guías sectoriales de aplicación que son únicas en el marco de las administraciones públicas.

ENLCES IMPRESCINDIBLES:

Los metadatos en el Portal de Administrración Electrónica: PAE https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Metadatos.html

La versión 3.0 del eEGMDE: https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:dc0d4b22-81f5-4d84-9461-1da5eee8993e/ENI-Esquema_Metadatos_Gestion_Doc_v3-acc3.pdf